AI is bij Overheidsinkopen niet meer weg te denken

Aanbestedende diensten reageren al op de inzet van AI in aanbestedingen. Het wordt belangrijker om een aanbesteding persoonlijk te maken. Vergelijk het met een schriftelijke en mondelinge toets: Kunnen leveranciers waarmaken wat ze op papier hebben aangedragen? De aanbestedingswet biedt hiervoor uiteenlopende instrumenten. Organisaties bouwen dialoog met leveranciers in of vragen om een proof of concept om te toetsen of inschrijvingen meer zijn dan alleen papier. Hierdoor krijgt een Aanbestedende dienst al gedurende de aanbestedingsprocedure een goed beeld van de inschrijving. De inzet van deze instrumenten kan hand in hand gaan met de inzet van AI.

Het inschrijven op aanbestedingen is een vak apart geworden. Europese aanbestedingen bestaan uit uitgebreide documentatie vol procedures, geschiktheidseisen, en kwalitatieve gunningscriteria. Voor veel bedrijven is dit een flinke uitdaging: zij hebben teams nodig om complexe uitvragen te begrijpen en een vlekkeloze en bovenal een potentieel winnende inschrijving te doen. Eén fout kan al leiden tot uitsluiting. De alsmaar groeiende jurisprudentie op het gebied van aanbestedingswetgeving laat weinig hoop over, de verwachting is niet dat overheidsinkopen in de toekomst gemakkelijker gaat worden.

Met de complexiteit van het Europees aanbesteden gaat een behoorlijke tijdsinvestering gepaard, aan de kant van de opdrachtgever én aan de kant van de opdrachtnemer. Hier kan een tool zoals ChatGPT een groot verschil maken. Ook kan deze nieuwe technologie helpen bij het nastreven van de basisbeginselen van de aanbestedingswet. Kortom, de mogelijke positieve toepassingen zijn legio. Inschrijver en opdrachtgevers kunnen ervan profiteren, denk bijvoorbeeld aan:

1. Een gelijk speelveld creëren

ChatGPT kan uitkomst bieden voor kleinere bedrijven die geen grote, gespecialiseerde afdelingen of bidteams hebben om complexe aanbestedingsdocumenten te analyseren en sterke inschrijvingen te schrijven. Met behulp van AI kunnen zij hun teksten professionaliseren, zonder dat zij hiervoor externe consultants hoeven in te schakelen. Daarnaast stelt het de bedrijven in staat om de tijdsinspanning die hiermee gemoeid is in potentie terug te winnen. Door standaardteksten van de eigen organisatie via automatisering middels AI aan te passen aan specifieke eisen en wensen van de aanbesteding, blijft er meer ruimte en tijd over voor creativiteit, kwaliteit en innovatie. Bedrijven kunnen zich richten op de kern van de voorgestelde oplossing en de toegevoegde waarde die die de aanbestedende dienst biedt, in plaats van enkel het uitwerken van de plannen. Dit democratiseert het aanbestedingsproces: bedrijven worden niet langer beoordeeld op hun vermogen om een gelikte presentatie te leveren, maar op de inhoud van hun voorstel.

2. Gemiddeld betere teksten

Hoewel beoordelaars formeel niet mogen letten op vormfouten zoals spelfouten of onhandige zinsconstructies, heeft de leesbaarheid van een tekst onbewust toch invloed op de beoordeling. Slecht geschreven teksten zijn minder overtuigend, zelfs als de inhoud klopt. ChatGPT kan teksten verbeteren, van de formulering van strategische doelen tot het helder presenteren van technische details. Het maakt inschrijvingen niet alleen leesbaarder, maar zorgt er ook voor dat de nadruk op de inhoud blijft liggen.

Bijkomend voordeel is dat het gebruik van ChatGPT kan ondersteunen bij het gelijktrekken van de tone of voice van de inschrijving. Bij het doen van een inschrijving op een grote aanbesteding bestaat het bidteam van een leverancier uit meerdere medewerkers die teksten aanleveren, hier kan ChatGPT eenheid en consistentie in aanbrengen.

3. Controle op volledigheid

Het inschrijfproces vereist vaak dat bedrijven een veelheid aan documenten, verklaringen en gegevens aanleveren, die allemaal moeten voldoen aan de eisen van de aanbestedende dienst. Eén vormfout kan ertoe leiden dat een inschrijving wordt afgewezen. AI kan ondersteunen bij het analyseren en het vaststellen dat het gevraagde onderdeel uitmaakt van de inschrijving. Dit voorkomt dat waardevolle tijd verloren gaat door kleine, vermijdbare fouten. Voor opdrachtgevers valt er daardoor meer te kiezen.

4. Consistentie in de beantwoording van Nota’s van inlichtingen. 

ChatGPT biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om eenvoudiger consistente beantwoording in de NVI op te stellen. Dit is vooral nuttig bij complexe aanbestedingen met veel vragen of een samenstelling van aanbestedingen die wederzijds afhankelijkheden hebben (denk bijvoorbeeld aan een programma van complexe IT-aanbestedingen). Het verkort de doorlooptijd van het opstellen van de beantwoording en het zorgt ervoor dat de antwoorden consistent zijn en alle potentiële leveranciers hetzelfde beeld hebben.

AI wordt overal om ons heen toegepast, op zijn Engels gezegd: ‘Its here to stay’. Het minimaliseren van AI gebruik is niet de oplossing. Omarm het, maar doe dit verantwoordelijk. Het gebruik van ChatGPT in aanbestedingen vraagt om verantwoordelijkheid van aanbestedende diensten en de inschrijvende partij. Aanbestedende diensten moeten helder en concreet formuleren wat zij willen beoordelen. Wollige gunningscriteria of vage formuleringen werken interpretatieverschillen in de hand en geven AI-ondersteunde inschrijvingen onbedoeld een voordeel. Vraag daarom gericht naar meetbare, inhoudelijke resultaten en beperk de nadruk op zaken die AI gemakkelijk kan genereren, zoals vormgeving.

Inschrijvers moeten oppassen voor holle, fraai geformuleerde beloften die niet waargemaakt kunnen worden. Zorg ervoor dat de inschrijving precies dat biedt wat wordt gevraagd, met duidelijke en controleerbare feiten. AI kan helpen om argumenten logisch te ordenen en een consistente tekst te creëren, maar de verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft volledig bij de inschrijver.

Wie de inzet van AI in aanbestedingsprocedures spannend vindt is erbij gebaat de persoonlijke maat toe te passen in de aanbesteding, in lijn met de suggesties van Theo van der Linden. Maar, ook zonder de toepassing van AI is het wenselijk om bedrijven uit te nodigen voor bijvoorbeeld een presentatie. Zonder de persoonlijke touch blijft een aanbestedingsprocedure een papieren exercitie.

Lees hier meer of neem direct contact op met Highberg-expert Berend van der Hoeven.