Succes met naleving van CSRD S1: Van onzekerheid naar vertrouwen
Met een wetgevingslandschap dat zo dynamisch en complex is als de CSRD, is rapporteren over personeelsgegevens een grote uitdaging. Om dit probleem aan te pakken, benaderde een internationale verzekeringsmaatschappij Highberg om hen door deze nieuwe uitdaging heen te begeleiden. Inmiddels is de eerste rapportageperiode succesvol afgerond, resulterend in een betrouwbaar, soepel en accuraat rapport over CSRD S1.
Bij de benadering van Highberg lag de focus van de klant op operationele ondersteuning bij de rapportage, met als uiteindelijk doel een betrouwbaar proces voor het verzamelen, bewerken en presenteren van de vereiste gegevens. Bij de eerste analyse werd al snel duidelijk dat de klant met verschillende hindernissen te maken had die de rapportage bemoeilijkten.
Wat is CSRD S1?
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een nieuwe EU-regelgeving die bedrijven verplicht om gedetailleerde informatie te verstrekken over hun milieu-, sociale en bestuurspraktijken (ESG). De S1-sectie richt zich specifiek op rapportage over het eigen personeel. Dit omvat gegevens over personeelsopbouw, diversiteit, arbeidsomstandigheden, training en ontwikkeling, en andere factoren die de betrokkenheid van een bedrijf bij sociale verantwoordelijkheid en transparantie aantonen. Voor grote organisaties met complexe structuren is het voldoen aan deze vereisten zowel een uitdaging als een kans om het personeelsbeheer te verbeteren.
Fragmentatie van datasystemen
- Door de wereldwijde activiteiten van de organisatie was personeelsdata verspreid over meerdere dochterondernemingen en systemen. Veel van deze systemen waren niet geïntegreerd in het centrale HR-platform, wat resulteerde in gefragmenteerde en niet-gestandaardiseerde informatie. Voor onderdelen van de organisatie die niet onder het centrale HR-systeem vielen, moesten gegevens handmatig worden aangeleverd, wat extra werklast opleverde voor HR-professionals.
Complexiteit van wetgeving
De nieuwigheid van de CSRD S1-vereisten zorgde ervoor dat zelfs ervaren HR-teams op onbekend terrein opereerden.
Coördinatie van belanghebbenden
- Met meerdere interne en externe belanghebbenden was het cruciaal om afstemming en verantwoordelijkheid te waarborgen.
Evoluerende vereisten
Vooruitkijkend beloofden de rapportage-eisen voor 2025 nog strenger te worden, wat proactieve voorbereiding noodzakelijk maakte.
De aanpak van Highberg
Onze missie bij Highberg PAR is om organisaties te helpen meer data-gedreven te worden in HR. Voor deze klant combineerden we strategie, analyse en hands-on ondersteuning om resultaten te leveren. Ons proces bestond uit vier stappen:
- Een gecentraliseerd data framework opzetten
We begonnen met een analyse van het bestaande datalandschap, waarbij we hiaten, inconsistenties en integratiemogelijkheden identificeerden. Samen met de HR- en IT-teams ontwikkelden we een gestroomlijnd framework om de benodigde S1-rapportagedata te verzamelen. Dit omvatte de integratie van gegevens uit verschillende dochterondernemingen in een samenhangend systeem, rekening houdend met regionale nuances. - Zorgvuldige testprocedures voor datanauwkeurigheid
Nauwkeurigheid is cruciaal voor compliance. Daarom ontwierpen en implementeerden we uitgebreide testprotocollen. Voor handmatig aangeleverde data creëerden we een gestandaardiseerd proces met ingebouwde controles op geldigheid. Dit verbeterde niet alleen de datanauwkeurigheid, maar bespaarde ook waardevolle tijd voor HR-teams. - Betrokkenheid en beheer van belanghebbenden
CSRD-compliance is niet alleen een HR-verantwoordelijkheid; het vereist samenwerking tussen verschillende afdelingen en regio’s. We faciliteerden communicatie en afstemming tussen belangrijke belanghebbenden, van leiders van dochterondernemingen tot compliance officers, zodat iedereen zijn rol in het rapportage proces begreep. - Voltooien van de eerste jaarlijkse rapportage
De eerste rapportageperiode voor 2024 was een cruciale mijlpaal. Tegen de tijd dat de rapportage cyclus werd afgerond, had de klant een robuust proces geïmplementeerd, wat vertrouwen gaf in de nauwkeurigheid en volledigheid van de data.
De resultaten
- Verbeterde datakwaliteit
De klant realiseerde aanzienlijk hogere niveaus van datanauwkeurigheid en consistentie binnen hun wereldwijde operaties. - Efficiëntere processen
Dankzij een gecentraliseerd framework en duidelijke workflows is het rapportageproces nu gestroomlijnder. - Betere afstemming tussen belanghebbenden
Verbeterde communicatie en samenwerking hebben knelpunten verminderd en de verantwoordelijkheid op alle niveaus gewaarborgd. - Voorbereid op toekomstige compliance
De basis die in 2024 is gelegd, stelt de klant in staat om de strengere eisen van 2025 met vertrouwen aan te pakken.
Wat betekent dit voor uw organisatie?
Naarmate de complexiteit van CSRD-compliance toeneemt, worden organisaties geconfronteerd met cruciale vragen over hun personeelsdata. Zijn uw systemen klaar voor de evoluerende vereisten? Kunt u met zekerheid de nauwkeurigheid van uw data verifiëren? Hoe goed is uw organisatie voorbereid op samenwerking tussen teams en regio’s om aan de rapportage-eisen te voldoen?
Of uw organisatie nu worstelt met gefragmenteerde datasystemen, moeite heeft om nauwkeurigheid te waarborgen of ondersteuning nodig heeft bij het managen van belanghebbenden, Highberg kan helpen.
Onze expertise stelt ons in staat om:
- Oplossingen op maat te ontwerpen om uw personeelsdata te integreren en te standaardiseren.
- Strikte testprotocollen te implementeren om compliance te garanderen.
- Naadloze samenwerking tussen teams en regio’s te faciliteren.
Gerelateerde Insights
