SAFe portfoliomanagement in de praktijk

Het antwoord op die vragen geeft Ron in deze blog met behulp van SAFe (zie kader). SAFe biedt voor portfoliomanagement namelijk een krachtige best practice: lean portfoliomanagement, gemakshalve aangeduid als SAFe portfoliomanagement. Aan de hand van 3 kenmerkende verschillen met traditioneel portfoliomanagement maakt hij duidelijk hoe je met SAFe portfoliomanagement zorgt dat agile en devops teams werken aan het realiseren van de organisatiedoelen.

Bij SAFe portfoliomanagement bestuur je het portfolio volledig op basis van lean-agile principes. In de volgende illustratie worden beide varianten met elkaar vergeleken.

Bron: Agile poster

In deze blog gaan we, aan de hand van een aantal praktijksituaties, nader in op de volgende 3 kenmerken:

• Aansluiten op strategie organisatie. Plannen maken en afgeven versus Tweewekelijks in boardroom herprioriteren
• Metrieken (status en rapportage). Statusrapporten met stoplichten versus Dagelijks actuele informatie met kanbanborden
• Communicatie en stakeholdermanagement. Besloten stuurgroepen met verslagen versus 1 open ruimte met alle informatie – Obeya

Binnen agile omgevingen is het gebruikelijk om regelmatig al het voorliggende werk te prioriteren. Hierbij heeft plannen zoals in traditioneel portfoliomanagement een paar keer per jaar gebeurt, geen aansluiting op de werkwijze van de agile teams. Wanneer je elke twee weken je portfolio herijkt, op basis van de meerjaren- en jaarplannen dan is er wel degelijk aansluiting. Waarom op strategisch niveau ook frequent herijken, vraag je je wellicht af? Dit is noodzakelijk want, hierdoor introduceer je op strategisch niveau dat afwegingen worden gemaakt; zoals welke requirements vanuit business of compliance de hoogste prioriteit hebben om gerealiseerd te worden. Dit is noodzakelijk omdat anders de agile teams zelfstandig werk oppakken, zonder dat bewaakt wordt of dit nog voldoende aansluit op het portfolio. Door het introduceren van een tweewekelijks herijking, ben je niet alleen meer in regie; je bent in staat om meer te anticiperen op de actualiteit. Wendbaar heet dat om een modegrillwoord te gebruiken. Actuele voorbeelden om portfolio’s te herijken: het Citrix veiligheidslek van eind 2019, of het effect van de anderhalvemeter economie als gevolg van de coronacrisis.

Om de frequentie en weging elke twee weken te faciliteren maakt SAFe portfoliomanagement gebruikt van (initieel fysieke) kanbanborden. Traditioneel portfoliomanagement gebruikt rapportages in de e-mail, excel sheets, vergaderingen etc.  Welke vorm er wordt gehanteerd heeft vooral effect op de reactiesnelheid op deze managementinformatie. Door te rapporteren kijk je terug. Hierdoor gaat er kostbare tijd verloren; het opstellen, accorderen en vervolgens doorsturen naar de managementlaag van de rapporten en de werkelijke status van het werk. Soms zijn de teams dan al twee sprints verder, een maand werk is dus mogelijk verloren, mocht er op basis van het rapport bijgestuurd worden.

SAFe portfoliomanagement werkt daarom met (1) een realisatiekanban, de (2) portfoliokanban, en een (3) Impediment/ verbeterkanban. De strategie van de organisatie wordt hierbij gevisualiseerd met de prestaties, projecten en verbeteringen van de operatie (agile en devops teams). Deze kanbanborden worden getoond in de Obeya ruimte.

De Obeya is open ruimte waar alle kanbans zichtbaar zijn en ongeveer 40 personen in kunnen staan. Het portfoliomanagement vindt in de Obeya plaats. Een multidisciplinair portfolioteam faciliteert hier de besluiten, inzichten en is verantwoordelijk voor actuele kanbanborden en de ruimte voor de organisatie. In 7 werkdagen is bijvoorbeeld een probleem van één van de teams zichtbaar in de Obeya op de impedimentkanban. Dan kan het portfolioteam direct actie ondernemen als het nodig is, want in deze ruimte komen de beslissers bij elkaar.

Ten slotte leidt SAFe portfoliomanagement in de praktijk tot zichtbaar minder vergaderingen, meer transparantie alsook een positieve sfeer. Niet het belangrijkste verschil om de organisatiedoelen te behalen, maar wel een belangrijk argument om het uit te proberen. SAFe portfoliomanagement is een prettige manier van samenwerken. Interesse? Neem vooral contact op met Ron Mostert.