Optimalisatie van HR-databeheer voor CSRD-naleving

Onze klant, een internationale bank actief in heel Europa, deed een beroep op onze expertise om kritieke tekortkomingen in hun HR-databeheer aan te pakken. Met meerdere vestigingen, elk met hun eigen lokale HR-systemen en definities, worstelde de bank met consistentie en nauwkeurigheid in dataverzameling en rapportage. Hoewel andere afdelingen hun databeheerprocessen al hadden gestroomlijnd, bleef HR aanzienlijk gefragmenteerd, wat aanzienlijke risico’s met zich meebracht voor het voldoen aan de CSRD "Eigen Werknemers" (S1)-rapportagestandaarden.

Onze eerste beoordeling bracht verschillende kernproblemen aan het licht:

• Gefragmenteerde datasystemen: Verschillende lokale HR-platforms belemmerden effectieve centrale data-integratie.
• Diverse regelgevingseisen: Verschillen in nationale arbeidswetten en HR-definities maakten standaardisatie complex.
• Handmatige processen: Afhankelijkheid van handmatige gegevensverwerking verhoogde foutmarges en leidde af van strategische initiatieven.
• Beperkte strategische capaciteit: Voortdurende technische schulden vergden veel inspanning en beperkten de mogelijkheden voor verdere People Analytics-initiatieven.

Omdat deze situatie onhoudbaar was, benadrukten we de noodzaak om HR-rapportage te integreren in de bredere datastrategie van de organisatie om zowel naleving als operationele efficiëntie op lange termijn te garanderen.

Bij Highberg gaan we verder dan alleen naleving: we benutten CSRD-vereisten als een kans om datavolwassenheid te vergroten en geïnformeerde besluitvorming binnen HR te faciliteren. Onze methodologie omvat:

• Data-integratie en standaardisatie: Het opzetten van gecentraliseerde raamwerken om gefragmenteerde HR-systemen binnen internationale vestigingen te verenigen.
• Datakwaliteit en nauwkeurigheid: Implementatie van strikte validatieprocessen en geautomatiseerde kwaliteitscontroles om betrouwbare, consistente rapportages te garanderen.
• Stakeholderafstemming: Samenwerking tussen HR, IT en compliance-teams bevorderen om gezamenlijke verantwoordelijkheid en transformatieve veranderingen te ondersteunen.
• Toekomstbestendige oplossingen: Ontwerp van flexibele systemen die kunnen meegroeien met veranderende CSRD-regelgeving.

Om de behoeften van onze klant effectief aan te pakken, hebben we onze oplossing opgedeeld in duidelijke fasen:

Fase 1: Middellange termijn doelstellingen In deze eerste fase richtten we ons op onmiddellijke verbeteringen door:

• HR-datadefinities te harmoniseren binnen alle Europese vestigingen.
• Dataverzamelmethodologieën te standaardiseren voor alle dochterondernemingen.
• Samenwerking met IT-teams om handmatige Excel-processen te vervangen door geautomatiseerde oplossingen – met name voor kritieke indicatoren zoals ziekteverzuim.
• Geautomatiseerde validatiemechanismen op te zetten om continu datakwaliteit te monitoren en te verbeteren.

Door deze gerichte acties stroomlijnden we aanzienlijk de HR-rapportageprocessen van de klant, verminderden we de handmatige werklast en verhoogden we de efficiëntie.

Fase 2: Langetermijn doelstellingen Op basis van de verbeteringen in Fase 1, stelt Fase 2 een uitgebreide transformatie voor naar een volledig geautomatiseerde datawarehouse-oplossing. De toekomstige situatie omvat:

• Centrale automatisering van alle HR-data-invoer vanuit een uniform, bankbreed systeem.
• Regelmatige automatische updates (dagelijks, wekelijks, maandelijks) om tijdige en nauwkeurige gegevensbeschikbaarheid te garanderen.
• Naadloze integratie van diverse datasets, zoals wervingscijfers, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, externe contractanteninformatie, beloningsgegevens en ziekteverzuimrecords in gecentraliseerde dashboards.

Deze robuuste infrastructuur zal fungeren als de enkele bron van waarheid voor diverse rapportagebehoeften, zoals maandelijkse financiële rapportages, maatschappelijke verantwoording, loonanalyse en auditvereisten. Daarnaast zullen speciale analytics dashboards strategische besluitvorming ondersteunen op het gebied van werving, ziekteverzuim en andere HR-inzichten.

Om blijvend succes te garanderen in CSRD-naleving en bredere organisatiedoelen, legt Highberg sterk de nadruk op robuuste governance-structuren met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden:

Duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden:

• Globale HR-teams: Vertalen wetgevingsrichtlijnen naar precieze vereisten voor correcte verwerking binnen de datawarehouse-omgeving.
• IT/Data-teams: Verantwoordelijk voor infrastructuurbeheer, efficiënte dataflows en handhaving van strikte kwaliteitsnormen.

We hebben verschillende governance-uitdagingen geïdentificeerd die aandacht vereisen:

• Onvoldoende eigenaarschap: Gebrek aan duidelijke verantwoordelijkheden leidde tot een verminderde datakwaliteit.
• Beperkte IT-resources: Huidige IT-afdelingen hebben onvoldoende capaciteit om bestaande technische schulden effectief aan te pakken.
• Gebrek aan vaardigheden: Personeel met onvoldoende expertise in complex HR-databeheer leidde tot suboptimale resultaten.

Door deze governance-uitdagingen proactief aan te pakken naast technische verbeteringen, zorgt Highberg ervoor dat nalevingsinspanningen worden omgezet in blijvende organisatorische waarde.

Samenwerken met Highberg betekent profiteren van:

• Diepgaande expertise in complexe regelgevingskaders zoals CSRD.
• Maatwerkoplossingen die naadloos integreren met uw bestaande technologische omgeving.
• Verbeterde samenwerking tussen cruciale stakeholders – HR-teams, IT-afdelingen en compliance-officers – om gezamenlijke doelstellingen te waarborgen.
• Toekomstbestendige oplossingen die specifiek zijn ontworpen om te evolueren met veranderende regelgeving.