Onze veiligheid borgen door strategisch portfoliomanagement? Het kan wel!

De aandacht voor Defensie is na 2014 met de annexatie van de Krim gewijzigd en heeft per 24 februari 2022 met de invasie van Oekraïne een hernieuwde de focus gekregen. De Defensievisie 2035 en haar uitvoerende programma’s zoals Foxtrot, GrIT, Informatie Gestuurd Optreden (IGO) met dialogen met de markt zijn hiervan uitvloeisels.

Het Ministerie van Defensie van Nederland kampt met een groot paradigma verschuiving, waarbij gebruik wordt gemaakt van moderne IT en nieuwe veranderprogramma’s met impact op mensen, processen, technologie en de organisatie zelf. Naast nieuwe technologische mogelijkheden volgen moderne flexibele bedrijfsmodellen, die steeds sneller in executie gaan.

In deze blog duiken wij als adviesbureau voor realisatie van de digitale-, organisatorische- en duurzame transformatie in de mogelijkheden die portfoliomanagement biedt ter versterking van de effectiviteit en efficiëntie van het Nederlandse defensieapparaat. We doen dit door onze waarnemingen vanuit de IT ontwikkelingen zoals Communicatie, AI, Data en Cloud in de markt te verbinden aan wijze waarop Defensie succesvol kan zijn. We geven tips over hoe Defensie de balans kan optimaliseren tussen de bestaande organisatie en implementatie van innovatieve nieuwe technologieën met behulp van strategisch Portfoliomanagement. Het gebruik en onderhoud kan inzetten terwijl operationele efficiëntie en wendbaarheid worden gehandhaafd. Spoiler alert: het is geen balans!

Lopende IT Programma’s bij Defensie helpen technologische ontwikkeling sneller te maken en de organisatie is in verandering. Regie is nodig op dynamische technologie- en veranderlijke organisatielandschappen van vandaag. Dit is waar Martec's principe om bekend staat: Het principe dat veranderingen in technologie zeer snel plaatsvinden, maar veranderingen in organisaties niet. Defensie omarmt nieuwe technologie door grootschalige IT programma’s in te richten zoals Foxtrot, GrIT en VOSS. Vanuit Highberg onderschrijven we dat grootschalige programma’s nodig blijven als tijdelijke aanjager. Programma’s verzorgen hier de samenhang in de regie tussen de technologische- en organisatie-ontwikkeling met elk hun eigen snelheid. Snel bewegende technologische en langdurige organisatorische veranderingen ontberen vaak voldoende gekwalificeerde doelen, capaciteiten, bekwaamheden en resultaten. 

Naast dit Programmamanagement is inzichten en overzicht op onderlinge afhankelijkheden, baten, kosten en capaciteit een uitdaging. Portfoliomanagement is een praktisch concept om keuzes te stroomlijnen en capaciteit gericht in te zetten om uiteindelijk door de juiste keuzes in staat te blijven onze veiligheid te blijven borgen.

Figuur 1. Martec’s principe technische verandering is sneller dan organisatie verandering.

Doelen, subdoelen en organisaties veranderen constant zo ook voor Defensie. Als Highberg zien wij een trend waarbij hiërarchische uitvoeringsorganisaties steeds vaker veranderen naar een netwerk gedreven organisatie waar besluiten lager in organisatie liggen. Gelijktijdig zien we dat daardoor het strategisch belang van keuzes over deze netwerken heen nodig is. Portfoliomanagement wordt wat ons betreft strategischer van aard. Effectief strategisch portfoliomanagement ligt aan de basis van strategische besluitvorming op verschillende niveaus zoals politiek, militair, operationeel en tactisch. Door nauwgezet verschillende initiatieven te evalueren en prioriteit te geven op verschillende niveaus van granulariteit, kunnen middelen optimaal worden toegewezen om overkoepelende doelstellingen te halen. In het kader van de nationale of internationale veiligheid maakt portfoliomanagement het identificeren van kritieke gebieden voor investering mogelijk, het sourcen van ICT (zoals bij de IT-tafels van JIVC), zoals het moderniseren van apparatuur, het onderhoud, het versterken van cyberdefensies en het verbeteren van data en AI-capaciteiten. Door een gestructureerde aanpak van portfoliomanagement kan de Nederlandse defensie snel reageren op opkomende bedreigingen, terwijl het gebruik van beschikbare middelen wordt gemaximaliseerd.

Een eerste stap bij portfoliomanagement is de inventarisatie van doelen, subdoelen en lopende initiatieven. Doelen kunnen verschuiven zoals we zagen bij de Covid pandemie bestrijding in 2020 of de inval van Oekraïne in februari 2022. Door deze plotselinge verschuivingen zijn investeringen nodig. Veranderen doelen, subdoelen, resultaten en initiatieven voor Defensie. Dit onderstreept de noodzaak om wendbaar te zijn. De strijdkrachten dienen klaar te zijn om onze vrijheid te verdedigen. Het effectief besturen van de keuzes is wat ons betreft de link naar effectief portfoliomanagement.

Terwijl technologie blijft evolueren, staat het Ministerie van Defensie klaar om zich aan te passen en te innoveren, om zo de veiligheid en beveiliging van Nederland en zijn burgers voor komende generaties te waarborgen. Om technologische innovatie af te stemmen op organisatorische aanpassing, maakt het Ministerie van Defensie van Nederland gebruik van verschillende strategieën en grootschalige programma's zoals bijvoorbeeld Foxtrot, GRIT en VOSS. Kenmerken van succes zijn wat ons betreft:

• Regie en leiderschap: De organisatie wordt flexibeler. Zie figuur 2. Het senior leiderschap speelt een cruciale rol bij het stimuleren van culturele verandering en het bevorderen van technologische innovatie. Door technologische initiatieven te omarmen en wendbaarheid te prioriteren, zetten leiders de toon voor organisatorische aanpassing en inspireren ze vertrouwen bij belanghebbenden.
• Complexiteitsreductie en wendbaar bestuur: Met behulp van doelenbomen, architectuur principes, inventarisatie van de portfolio kan Defensie haar complexiteit terug brengen naar realiseerbare eenheden. Gegeven de trend naar netwerk organisaties vergt dit wendbaarheid om innovatieve oplossingen snel te implementeren. Door wendbare kaders en architectuur te adopteren die flexibiliteit, experimenten en iteratieve ontwikkeling benadrukken, kan het Ministerie besluitvorming versnellen en bureaucratische knelpunten verminderen. De doelenboom kan ook gebruikt worden om focus te leggen en te prioriteren.
• Strategische communicatie en talentontwikkeling: Kernboodschappen en stakeholdermanagement is van ultiem belang. Daarnaast zal je met communicatie het bewustzijn verbeteren maar zal je ook een personeelsbestand bouwen dat is uitgerust met de benodigde vaardigheden en mindset cruciaal voor technologische en organisatorische aanpassing.
• Samenwerking in strategische partnerschappen: Samenwerking met externe partners zoals huidige IT-tafels, waaronder academische wereld, industrie en internationale bondgenoten, kan toegang bieden tot geavanceerde technologieën, expertise en best practices. Door strategische partnerschappen en ervaringen bij andere departementen te benutten, vergroot Defensie zijn capaciteiten en versnelt het innovatie, waardoor de kloof tussen technologische vooruitgang en organisatorische aanpassing wordt overbrugd.

Figuur 2. Andere besturing is nodig: De trend naar meer flexibilisering van een uitvoeringsorganisatie. 

De flexibele netwerk georiënteerde uitvoeringsorganisaties kunnen adaptief opereren in een veranderende maatschappij met een veranderend veiligheidsbeeld. Uitvoeringsorganisaties zoals Defensie bewegen steeds vaker van een hiërarchische organisatie naar een netwerkorganisatie met flexibiliteit (zie figuur 2). Darwin zei het 200 jaar geleden al. “Niet de sterkste van soorten, maar het soort dat het meest adaptief tot verandering is overleeft”. 

Dit geldt niet alleen voor uitvoeringsorganisaties maar ook voor onze samenleving en politiek. Geconfronteerd met wereldwijde uitdagingen en een toenemende behoefte aan het flexibel en effectief gebruik van nieuwe technologie is voor Defensie een enorme balanceer act met uitdagingen. Grotere investeringen in technologie en organisatie gaan gepaard met de gevolgen van wat bekend staat als het Martec’s principe waar technologie veel sneller ontwikkelt dan de organisatie kan adopteren. Defensie staat midden in de uitdaging regie te voeren om mensen, processen, nieuwe technologie, adaptieve organisatie en voorspellende informatie en communicatie te combineren. Programma's worden gestimuleerd om in samenhang de technologische mogelijkheden en organisatie verandering te besturen. 

Door culturele verandering te omarmen, wendbaarheid te bevorderen en technologische innovatie af te stemmen op strategische doelstellingen, kan Defensie effectief de kloof overbruggen tussen technologische vooruitgang en organisatorische aanpassing. Inspelen op opkomende bedreigingen en kansen gaat steeds sneller. Defensie blijft toegewijd aan het benutten van het volledige potentieel van IT, Data en AI met behulp van portfoliomanagement uiteindelijk onze vrijheid te waarborgen.

Highberg is een B-corp gecertificeerd Europees adviesbedrijf. Wij helpen organisaties met advies en ervaring uw digitale-, organisatie- en duurzaamheidstransformatie te realiseren. Contacteer bouko.noor@highberg.com of ed.vandoorn@highberg.com.