Digitale transformatie? Maak de toekomst zichtbaar!

Op het snijvlak van nieuwe technologie en grote hoeveelheden data ontstaan steeds meer mogelijkheden voor datagedreven optimalisatie en nieuwe verdienmodellen. Niet voor niets onderzoeken steeds meer bedrijven en organisaties hoe ze hun werk gemakkelijker kunnen maken aan de hand van innovatieve technologieën als artificial intelligence (AI), cloud computing, procesautomatisering en robotisering.

Dat klinkt veelbelovend, maar pas zodra het digitale fundament er ligt kun je écht beginnen met veranderen. Digitale transformatie is namelijk geen kwestie van IT en technologie alléén; in de kern is digitale transformatie geen technisch, maar een verandervraagstuk. Partner/consultant Heiko van Eldijk van Highberg begeleidde meerdere organisaties in hun digitale transformatie en deelt zijn belangrijkste learnings. Hoe krijg je de mensen in je organisatie mee?

#1: Zorg voor een lonkend perspectief

Elke digitale transformatie begint volgens Van Eldijk met een lonkend perspectief; een goed verhaal over wat je wil bereiken en dat ervoor zorgt dat je medewerkers stap voor stap enthousiast worden over alle veranderingen die op hen afkomen.

‘Begin daarom eens met een gezamenlijke toekomstverkenning, waarbij je IT’ers, productspecialisten, marketeers én het liefst ook klanten bij elkaar zet. Vaak levert dat enorm veel ideeën op. Intern zijn er doorgaans voldoende mensen te vinden die goed op de hoogte zijn van wat er speelt op technologisch vlak en die het leuk vinden om mee te denken over digitale kansen. En klanten hebben vaak een goed beeld van wat ze van je verwachten en waar optimalisatiemogelijkheden en kansen liggen. Zo’n sessie kun je dan ook goed gebruiken om te komen tot één of meer mogelijke toekomstscenario’s. Hoe zou de toekomst van je organisatie eruit kúnnen zien?’

Dat lonkende perspectief moet vervolgens worden ‘geladen’ en aan de man worden gebracht, vervolgt Van Eldijk. ‘Het is belangrijk dat je de ‘informele leiders’ op de werkvloer meekrijgt in je plannen. Laat zo’n informele leider – en dus geen marketeer – bijvoorbeeld eens vertellen wat de plannen zijn en wat dat aan operationeel voordeel gaat opleveren. Zo’n laagdrempelige presentatie op de werkvloer vergroot de kans dat ook de rest van je personeel enthousiast wordt. Een ander idee is om bijvoorbeeld een (animatie)filmpje te laten maken dat laat zien welke concrete voordelen digitale transformatie heeft op de werkvloer.’

Van Eldijk geeft het voorbeeld van een kraanverhuurbedrijf dat het hele werkproces van de storingsdienst grotendeels heeft gedigitaliseerd. Zo wordt tegenwoordig data-analyse ingezet om de onderhoudsbehoefte van materieel te voorspellen. Op die manier heeft het bedrijf de omslag kunnen maken van puur reactief naar preventief onderhoud.

Op basis van geautomatiseerde probleemanalyse en historische data, kan het systeem bovendien nauwkeurig inschatten wat waarschijnlijk het onderliggende probleem van een storingsmelding is. De benodigde materialen worden vervolgens ’s nachts al in de bus van de monteur gelegd, zodat die ’s ochtends meteen naar de klant kan rijden – zonder onnodig tijdverlies.

Deze digitale transformatie werd volgens Van Eldijk een succes, juist doordat mensen vóór de daadwerkelijke implementatie enthousiast werden gemaakt. ‘Het hart van de monteurs ligt uiteindelijk niet bij al het planningswerk, maar bij het sleutelen aan machines. Doordat ze zagen hoe ze door deze digitale vernieuwingen meer tijd over zouden hebben voor hun passie, werden ze er vanzelf enthousiast over. Daardoor waren ze ook bereid om mee te denken en eventuele kinderziektes op de koop toe te nemen. Maak de toekomst zichtbaar, dan wordt de kans een stuk groter dat je je mensen meekrijgt.’

#2 Laat je inspireren

De uitdagingen waar organisaties mee worstelen rondom digitale transformatie zijn doorgaans verre van uniek. Ga daarom vooral eens langs bij andere organisaties, raadt Van Eldijk aan. ‘Natuurlijk: je grootste concurrent zal – begrijpelijkerwijs – wellicht niet staan te springen om zijn inzichten met jou te delen. Maar de meeste andere organisaties zijn vaak maar al te graag bereid om te vertellen over hoe ze hun digitale transformatiereis hebben vormgegeven en wat het hen heeft opgeleverd.’

’Vaak kan het heel nuttig zijn om langs te gaan bij een bedrijf met vergelijkbare processen, maar dan in een aanpalende industrie. Schroom dus vooral niet om je licht bij iemand anders op te steken en je te laten inspireren!’

Ook een frisse blik van buiten kan interessante nieuwe gezichtspunten opleveren, vervolgt Van Eldijk. ‘Gebruik de buitenwereld om jezelf beter te maken. Nodig bijvoorbeeld eens andere bedrijven of organisaties uit om bij jou te komen kijken. Dat levert vaak allerlei interessante vragen op. Waarom doen jullie dingen eigenlijk op een bepaalde manier? En zou je het misschien ook op déze manier kunnen proberen? Een mooi voorbeeld is autofabrikant Toyota, die geregeld andere bedrijven uitnodigde. Alle vragen die tijdens zo’n bedrijfsbezoek werden gesteld schreven ze op, zodat ze er later wellicht hun voordeel mee konden doen.’

#3 Onderzoek en experimenteer

De succesvolste digitale transformatie begint met onderzoeken en experimenteren. Ga daarom eens na welk bedrijfsonderdeel of welke afdeling het meest openstaat voor verandering en begin dáár met je zoektocht, adviseert Van Eldijk. ‘Maak vooral gebruik van ideeën die wellicht al leven binnen je organisatie en begin eens met een kleinschalige proeftuin. Opschalen kan altijd nog als de eerste ervaringen positief zijn. En blijken ideeën toch niet zo vruchtbaar als je aanvankelijk dacht? Dan is er nog geen man overboord.’

Organiseer zo’n proeftuin wel zoveel mogelijk buiten bestaande kaders, benadrukt Van Eldijk. ‘Anders is het gevaar groot dat het initiatief überhaupt niet van de grond komt doordat je meteen alweer verzandt in tijdrovende procedures. Maak mensen vrij en geef hen de ruimte en middelen om in een ‘laboratorium’ vrijuit, op kleine schaal, te experimenteren met nieuwe technologie. Durf buiten de lijntjes te kleuren!’

Zorg daarbij wel voor een duidelijk begrenzing in de tijd, raadt Van Eldijk aan. ‘Spreek een termijn af van bijvoorbeeld drie of zes maanden. Is er daarna nog geen duidelijke toepassing zichtbaar? Durf dan ook de stekker uit zo’n experiment te trekken en ga door met iets anders. Is er wél zicht op een potentieel interessante transformatie? Schaal dan op en geef er intern voldoende ruchtbaarheid aan. Dan is de kans des te groter dat de werkvloer een nieuw digitaal initiatief oppikt.’

De inzichten in dit artikel laten zien dat het, om digitale transformatie écht te laten slagen, essentieel is dat je de werkvloer meekrijgt. Zorg daarom voor een lonkend perspectief, wissel ervaringen uit met anderen, en schep de juiste voorwaarden voor een kleinschalige proeftuin. Zo zorg je ervoor dat digitale transformatie ook daadwerkelijk gaat leven binnen je organisatie.