HR Process Mining

Goede medewerkers zijn je kostbaarste bezit, zeker wanneer er sprake is van krapte op de arbeidsmarkt. Je wilt daarom niet onnodig kandidaten kwijt raken tijdens de werving en selectie. Maar ook medewerkers die opzeggen door bijvoorbeeld fouten rond contracten, langzame afhandeling van HR-wijzigingen of onjuistheden bij een re-integratietraject zijn een no-go.

Om je HR-processen vlekkeloos te laten verlopen, moet je wel weten waar het mis gaat. Daarvoor gebruik je Process Mining. Met HR Process Mining breng je de HR-processen in kaart en geef je die visueel weer. Daarmee zie je gemakkelijk de problemen en bottlenecks. Bovendien krijg je inzicht in de processen in het algemeen, waardoor je de HR-strategie kunt optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het onboardingprocess of doorgroei van medewerkers.

Event logs zijn een soort rapporten waarin wordt vastgelegd wie, wat, op welk moment doet in een bepaalde applicatie, zoals bijvoorbeeld een HR- of recruitmentsysteem. Vrijwel elk systeem doet dit automatisch en daar maken we gebruik van.

Een voorbeeld. Een kandidaat solliciteert, waarna een medewerker de sollicitatie opent en de kandidaat afwijst, of contact opneemt om een gesprek in te plannen. Deze afspraak wordt vastgelegd in de agenda. Bij een positieve uitkomst wordt er misschien nog een tweede gesprek ingepland, of krijgt de kandidaat een voorstel met een contract toegestuurd. Gaat dat ook allemaal goed, dan komt de kandidaat in dienst en voordat hij of zij echt start vindt er een onboardingsdag plaats. Al deze stappen zijn in één of meerdere systemen terug te vinden.

Door de event logs uit die systemen te gebruiken, kun je visueel weergeven hoe het hele proces daadwerkelijk verloopt. Want in de praktijk komt het maar al te vaak voor dat een proces niet zo verloopt als je het bedacht hebt. Zo zie je of er stappen worden overgeslagen, of dat er dingen mis gaan. De onboardingsdag wordt pas ingepland als de kandidaat al begonnen is, bijvoorbeeld. Of er zit zoveel tijd tussen een positief gesprek en het voorstel, dat de kandidaat gaat bellen. Of erger nog, afhaakt.

De werving en selectie van kandidaten is erg geschikt om te analyseren met behulp van Process Mining. Enerzijds omdat er een groot aantal duidelijk afgebakende stappen plaatsvinden en anderzijds omdat een goed w&s-proces voor elke organisatie enorm belangrijk is. Zonder goed personeel kan geen bedrijf blijven bestaan, tenslotte.

Met Process Mining toets je de daadwerkelijke stappen met hoe ze zouden moeten verlopen. Je ziet of de juiste volgorde wordt aangehouden. Daarnaast kun je de doorlooptijd zien van elke stap en fase, en de stappen waar kandidaten uitvallen. Een voorbeeld is te zien in onderstaande afbeelding.

Documentgeneratie

Een ander voorbeeld is het genereren, distribueren en retour ontvangen van diverse documenten. Denk bijvoorbeeld aan documenten die ondertekend moeten worden, zoals contracten en contractverlengingen. Process Mining geeft meer inzicht in de processen, de stappen die verantwoordelijke personen moeten doorlopen en de doorlooptijd. Bovendien voldoe je hiermee aan wet- en regelgeving. Zo moet er bijvoorbeeld bij het aflopen van het contract een nieuwe komen, en afhankelijk van de tijd dat iemand in dienst is, moet dit een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd zijn.

Langdurig verzuim

Ook (langdurig) verzuim is een proces dat veel stappen kent, waarvan er ook nog een aantal wettelijk verplicht zijn. Bovendien wordt zichtbaar of een medewerker terugkeert in de oude of een andere functie, hoe lang dat duurt en wat er eventueel verbeterd kan worden aan het proces.

Om aan de slag te gaan met Process Mining heb je in ieder geval data nodig. Maar het mooie is dat er bij elke organisatie flink wat data is om een start te maken. Immers, je werkt met logs die automatisch worden opgeslagen in diverse systemen. Daarnaast heb je software nodig die de visualisaties kan doen. Tot slot zijn er mensen nodig die analyses kunnen doen en verbeteringen kunnen doorvoeren. Want dat blijft mensenwerk!