Continuous Employee Listening

Ooit voerde vrijwel elke organisatie een (twee-)jaarlijkse engagement survey uit bestaande uit zo’n 40 tot 60 stellingen variërend van Engagement tot Manager tevredenheid.

In het laatste decennium is dit aan het veranderen.

Organisaties begonnen met een verschuiving van het afnemen van incidentele, lange enquêtes naar het continu luisteren naar werknemers. Deze methode wordt continuous employee listening genoemd.

Deze pagina beschrijft:

Wat is continuous employee listening?
Waarom kiezen organisaties voor continuous employee listening?
Wat zijn voorbeelden van continuous employee listening?
Hoe ontwerp en implementeer je een strategie voor continuous employee listening?
Welke tools/technologie te gebruiken voor continuous employee listening?
Wat zijn tips voor het succesvol implementeren van continuous employee listening?
Welke vragen worden vaak gesteld over continuous employee listening?

Wat is continuous employee listening?

Continuous employee listening is een concept dat verschillende aspecten heeft:

Het is het voortdurende proces van het verzamelen van feedback, meningen en suggesties van potentiële werknemers, huidige werknemers en alumni. Dit wordt soms ook wel de Voice of the Employee genoemd.

Het richt zich op de gehele levenscyclus van medewerkers; het aantrekken, werven, onboarden, ontwikkelen, behouden en vertrekken van werknemers.
Idealiter worden verschillende methoden gebruikt, variërend van kwantitatieve tot kwalitatieve en van pro-actieve tot re-actieve methoden.

Waarom kiezen organisaties voor continuous employee listening

De adoptie van continuous employee listening bevat een pull- en een push-element:

Het pull-element: we leven in een wereld die voortdurend verandert, waarin talent schaars is, medewerkers weglopen wanneer ze ontevreden zijn en waarin talentvoorkeuren/-behoeften voortdurend evolueren. Daarom is een engagementonderzoek van één keer per jaar simpelweg niet meer voldoende en zijn organisaties op zoek naar betere manieren om de employee experience (EX) te meten en te optimaliseren.
Het push-element: we leven in een wereld met een enorme hoeveelheid data en technologische innovatie. Hierdoor zijn er betere, effectievere manieren om de employee experience (EX) te meten dan een tijd geleden, bijvoorbeeld door middel van tekstanalyse en systeemloggegevens.

Als dit wordt vertaald in meer tastbare doelen, citeren organisaties die continu naar medewerkers luisteren vaak een of meer van de onderstaande doelstellingen:

Om concurrerend te blijven: Bedrijven zijn zich ervan bewust dat betrokken en tevreden werknemers productiever zijn en een betere klantenservice bieden.
Om verbeterpunten te identificeren: Continue feedback van werknemers helpt organisaties gebieden te identificeren waarin ze de employee journey, het beleid en de werkomgeving van werknemers kunnen verbeteren.
Om werknemers te behouden: Door naar werknemers te luisteren en hun zorgen aan te pakken, kunnen organisaties het personeelsverloop verminderen en toptalent behouden.
Om de veranderende behoeften en verwachtingen van werknemers voor te blijven: de wereld van werk evolueert voortdurend en bedrijven die naar werknemers luisteren, zijn beter in staat om op veranderingen te reageren.

Voorbeelden van continuous employee listening

Veel mensen associëren continuous employee listening met surveys. Voor de meeste organisaties is dit ook zo. Surveys worden tegenwoordig echter vaak vervangen door andere, meer innovatieve, manieren om feedback van werknemers te vergaren. Hieronder staan zowel de traditionele als de meer innovatieve voorbeelden van surveys, maar ook andere opties. Onze ervaring is dat in de beste continuous employee listening programma’s meerdere methoden gecombineerd worden.

Surveys

Pulse polls: korte, frequente enquêtes die snel het sentiment van werknemers peilen over specifieke onderwerpen zoals hybride werken en welzijn.

Continue employee journey surveys: bijvoorbeeld exit surveys ingevuld door vertrekkende medewerkers om inzicht te krijgen in onder andere hun ervaring, redenen voor vertrek en de nieuwe werkgever. Of onboarding enquêtes waarbij nieuwe medewerkers worden gevraagd naar hun ervaringen tijdens, en verbetersuggesties voor, de onboarding journey.

Website-interceptie-surveys: website pop-ups/banners waarin werknemers worden gevraagd hun feedback achter te laten en verbetersuggesties in te dienen.

Kwalitatief onderzoek

Focusgroepen: gestructureerde discussies waar medewerkers meer diepgaande feedback en inzichten kunnen geven over specifieke onderwerpen of initiatieven.

1-op-1 meetings: Regelmatige vergaderingen tussen werknemers en managers om hun zorgen, ervaringen en suggesties voor verbetering te bespreken.

Andere manieren voor continuous employee listening

Analyse serviceportaal: analyseer de zoekbalkvermeldingen en resultaten in het HR-serviceportaal, waardoor de support voor werknemers wordt verbeterd, lees hier meer over in deze casestudy.

Sentimentanalyse: het gebruik van machine learning-algoritmen om door werknemers gegenereerde gegevens te analyseren, zoals e-mails en chatberichten, om hun betrokkenheid te meten en verbeterpunten te identificeren. Lees hier meer.

Hoe een continuous employee listening programma te ontwerpen en te implementeren

Definitie: In deze fase moet een plan voor continuous employee listening worden ontwikkeld. Wat zijn de belangrijkste onderwerpen om op te focussen? Op welke onderdelen van de organisatie en/of werknemerssegmenten moet je je richten? Wat zijn de brandende HR-thema’s en welke vragen moeten beantwoord worden? Welke inzichten zijn nodig om deze vragen te beantwoorden? Aan welke belangrijke principes moet u zich houden?

Tip: droom groot, handel klein en begin morgen met een klein aantal onderwerpen.

Kanalen: Bepaal de methoden die worden gebruikt om feedback te verzamelen, zoals surveys, focusgroepen, tekstanalyse, betrokkenheidsanalyse, enz.

Tip: te veel enquêtes leiden tot enquêtemoeheid; zijn er andere manieren om feedback te verzamelen?

Plan: Breng de timing, frequentie en reikwijdte van elk feedbackkanaal in kaart. Maar bepaal ook de rollen en verantwoordelijkheden voor het meten, analyseren, communiceren en implementeren van de feedback. De waarde van continuous employee listening wordt bepaald door het vermogen actie te ondernemen op basis van inzichten, te zorgen voor robuuste communicatie en verandermanagement.

Tip:vraag geen input over onderwerpen die niet aan bod komen.

Communiceren: zorg ervoor dat medewerkers het doel van het continuous employee listening programma begrijpen, hoe hun feedback wordt gebruikt en hoe hun privacy wordt gewaarborgd. Moedig ze aan om deel te nemen.

Tip: zorg voor betrokkenheid van het topmanagement, laat ze de reden voor continuous employee listening uitleggen en zorg ervoor dat ze het gesprek voeren.

Luister: verzamel feedback van medewerkers via de geïdentificeerde kanalen.

Tip:schrijf en verspreid een degelijke privacyverklaring waarin de grondslag voor de verwerking van de feedback in duidelijke taal is verwoord.

Analyseren: gebruik datavisualisatietechnieken en data science om de data te interpreteren en inzichten te genereren.

Tip: kijk verder dan gemiddelden en traditionele organisatiehiërarchieën, gebruik data science-technieken om segmenten te maken en engagement drivers te ontdekken.

Handel op basis van feedback: ontwikkel actieplannen om de problemen en zorgen aan te pakken die naar voren komen uit het analyseren van de feedback van werknemers. Communiceer de resultaten en voortgang met medewerkers.

Tip: erken en beloon werknemersbijdragen

Continue verbetering: Evalueer het continuous employee listening programma regelmatig en pas het aan, zodat het aan de doelstellingen blijft voldoen en alle technische mogelijkheden worden benut.

Tip: betrek werknemersvertegenwoordigers

Welke tools/technologie te gebruiken voor continuous employee listening

Bij Highberg zetten we twee tools in voor medewerkersonderzoeken:

Ons eigen surveyplatform

Vooraf gedefinieerde, gevalideerde constructies voor veel trending HR-onderwerpen, zoals betrokkenheid, inclusie, leiderschap en nog veel meer

Mogelijkheid voor klanten om te veranderen en/of vragen toe te voegen

Intuïtieve gebruikersinterface voor surveys met meerdere apparaten

Online dashboard met op rollen gebaseerde toegang, benchmark- en filterfunctionaliteit

CircleLytics

CircleLytics is een oplossing voor het voeren van dialogen met groepen mensen. Een dialoog met CircleLytics volgt een proces van twee rondes waarbij ‘voortschrijdend inzicht’ en reflectie plaatsvindt. De echte onderstroom komt aan de oppervlakte. De beste resultaten en een uniek inzicht in de ondersteunende basis zijn direct en in real time beschikbaar.

Wat zijn tips voor het implementeren van een continuous employee listening programma

Maak het toegankelijk: overweeg om sms-berichten of WhatsApp naast e-mail te gebruiken voor enquête-uitnodigingen.
Stimuleer eerlijkheid: zorg ervoor dat werknemers zich op hun gemak voelen bij het delen van hun mening en zorgen en creëer een cultuur van vertrouwen en vertrouwelijkheid. Wees transparant over privacy.
Zorg voor incentives: overweeg om incentives te bieden aan werknemers die deelnemen aan het programma om de participatie en betrokkenheid te vergroten.
Geef het goede voorbeeld: demonstreer het belang van continuous employee listening door senior managers erbij te betrekken, het een prioriteit voor de organisatie te maken en daadwerkelijke wijzigingen aan te brengen in processen, beleid, systemen, enzovoort.
Garandeer datatoegang: employee experience data is uitermate waardevol voor HR data science. Om dubieuze redenen delen sommige leveranciers echter geen gegevens met hun klanten. Dit is een belemmering bij het ontwikkelen van diagnostische en voorspellende modellen. Spreek met uw surveyleverancier af onder welke voorwaarden zij de gegevens van uw organisatie moeten delen en of er kosten aan verbonden zijn.
Focus minder op het responspercentage: uiteraard is een hoge respons fijn. Echter, een responspercentage van 20-30 % is doorgaans voldoende om betrouwbare inzichten te creëren, vooral wanneer een controle en mitigerende maatregelen voor over-/ondervertegenwoordiging worden uitgevoerd.

Welke vragen worden er vaak gesteld over continuous employee listening?

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Neem contact met ons op!

Gerelateerde Inzichten