Waarom overhaaste IT-implementaties overheden opbreken
Recentelijk stond op AG Connect het nieuwsbericht dat overheden de wet overtreden door haastig aangeschafte Microsoft-oplossingen*. Als voornaamste reden wordt Corona aangewezen, maar hiermee gaat men in mijn opinie te gemakkelijk voorbij aan een dieperliggend probleem: een gebrek aan grip op de zogenaamde “IV-Leverketen”.
De IV-Leverketen
De IV-Leverketen (IV = Informatievoorziening) is een raamwerk dat bestaat uit vier fasen: inventariseren, prioriteren, realiseren en beheren. Dit raamwerk wordt gebruikt om IT-functionaliteit binnen een organisatie gestructureerd en geoptimaliseerd ter beschikking te stellen, ongeacht of je kiest voor methodieken zoals Agile of Waterval.
Als consultant zie ik dagelijks dat bij nieuwe initiatieven een grondige inventarisatie van doelstellingen en eisen ontbreekt. Het artikel op AG connect gaat vooral over eisen rondom gegevensbeheer en archivering maar ik zie in de praktijk dat dit ook geldt voor andere wettelijke-, beleidsmatige- en functionele eisen. De uitdaging om de steeds complexer wordende eisen correct te implementeren en na te leven, wordt vergroot door snelle implementaties van systemen, zoals bijvoorbeeld ten tijde van Corona.
Een bijkomend probleem is de onduidelijke prioritering van nieuwe initiatieven. Oorzaak daarvan ligt vaak in het ontbreken van een (heldere) sourcingstrategie en een gebrekkige governance voor het beheer van het projectportfolio. Dit leidt ertoe dat organisaties te maken krijgen met vertraagde projecten en systemen die niet goed aansluiten op hun behoeften. Het gevolg: inefficiëntie en het niet voldoen aan wettelijke vereisten, wat resulteert in vertragingen, extra kosten en mogelijke juridische complicaties.
In de praktijk zie ik dat dat organisaties tijdens de realisatiefase zelf onvoldoende kennis en expertise ontwikkelen en zich te afhankelijk opstellen van leveranciers die slechts gedeeltelijk kunnen voldoen aan die wettelijke, beleidsmatige en functionele eisen. Deze afhankelijkheid van grote leveranciers, zowel tijdens de implementatie- als de beheerfase, leidt ertoe dat overheden vastzitten met systemen die slechts deels aan deze eisen voldoen. Het is dan ook alarmerend dat sommige overheden aangeven dat het vijf tot tien jaar kan duren om problemen met de Archiefwet, AVG en Wet open overheid op te lossen. Dit wijst op een structureel probleem binnen de IV-leverketen, een probleem dat overigens niet alleen de overheid treft.
Conclusie
Kortom, een hernieuwde focus op strategische planning (inventarisatiefase), een duidelijke sourcing- en portfoliostrategie (prioriteringsfase), betrokkenheid van eindgebruikers en deskundige leveranciers in de uitvoering (realisatiefase) en voortdurende evaluatie van IT-voorzieningen met gerichte kennisontwikkeling van personeel (beheerfase) zijn cruciaal. De implementatie van deze vier fasen, als onderdeel van de “IV-Leverketen”, zorgt ervoor dat IT-voorzieningen niet alleen operationeel efficiënt zijn, maar ook juridisch compliant. Alleen door deze aanpak kunnen we voorkomen dat dergelijke problemen in de toekomst blijven optreden.
* Als reactie op: Overheden overtreden wet met haastig aangeschafte Microsoft-oplossingen (agconnect.nl)
