Vragen die uw BCP zou moeten beantwoorden

Als je nog geen BCP had, dan heb je waarschijnlijk nu wel de gegevens om het op te stellen. Dat is een kans die niet onbenut moet blijven, maar ik wil je daarbij graag behoeden voor een misvatting.

In de afgelopen jaren heb ik veel BCP’s mogen doornemen. Wat mij opgevallen is dat in veel plannen ruime aandacht gegeven worden aan opschaling, organisatie en communicatie, maar minder aan het daadwerkelijke handelingsperspectief bij het uitvoeren van het plan. Het BCP is geactiveerd, maar waar kan je op terugvallen? Waar heb ik een maatregel op de plank liggen en waar moet ik gaan improviseren omdat er niets geregeld is? Dit is vaak onvoldoende uitgediept en ondersteunende informatie ontbreekt. Hierdoor wordt tijd verloren, zeker in die situaties dat tijd kostbaar is.

Een organisatie levert producten en diensten, wat mogelijk gemaakt door mensen, die werken op locaties, met bedrijfsmiddelen, al dan niet daarbij geholpen door leveranciers. Deze zin bevat de kernelementen van bedrijfscontinuïteit. Als het goed is, is er een business impact analyse uitgevoerd die duidelijk maakt wat de kritieke processen zijn. Het vertalen van de kritieke processen in deze kernelementen en een ondersteunend BCP is de volgende stap.

Vragen die je met een BCP minimaal zou moeten kunnen beantwoorden:

1 Welke strategie volg ik bij uitval van kritieke processen: accepteren en hopen op snel herstel, verminderde output gaan leveren, alternatief proces inzetten? Ook al is een proces kritiek, dan wil dat niet zeggen dat er een alternatief voorhanden is. Het BCP moet duidelijk zijn in het beschrijven van de opties.

2 Op welk minimumniveau kan ik blijven leveren zonder onze klanten of maatschappelijke rol te verliezen? Kies ik voor minder output voor iedereen of zo optimaal mogelijke output voor specifieke klanten en doelgroepen?

3 Voor welke processen is thuiswerken geen optie omdat dit de werkplek op kantoor niet kan vervangen?

4 Op welke voorspelbare momenten is de organisatie het meest kwetsbaar? Denk aan betalingsruns, periodieke campagnes, releasemomenten, en dergelijke.

5 Wat heb ik minimaal nodig aan mensen, middelen, en dergelijke (kernelementen) om de werkzaamheden te kunnen blijven uitvoeren? En wat is nodig voor herstel en inlopen van achterstanden?

6 Welke single point of failures of single points of knowledge bestaan (en zijn niet weggenomen): unieke kennis bij medewerkers, gebruik van specialistische en/of locatie gebonden apparatuur, single sourcing afspraken?

7 Hebben mijn leveranciers alternatieven voor de levering van hun producten en diensten die voor ons ook acceptabel zijn? Welke prioriteit heb ik bij onze leveranciers als zij in de problemen komen?

Bovenstaande vragen maken duidelijk dat een goed BCP gebaat is bij scenarioanalyse vooraf en sterk verbonden is met de bedrijfsstrategie. De antwoorden komen uit de business en vragen heldere keuzes en consensus. Dat de keuze ten tijde van een crisis situationeel net wat anders kan zijn, moge duidelijk zijn. Maar het denkwerk is gedaan, de basis is ten minste gelegd.