Top 3 uitdagingen bij samenwerking en informatie-uitwisseling in ketens en netwerken

In de praktijk blijkt samenwerking en informatie-uitwisseling in ketens en netwerken – ondanks het gezamenlijk belang of zelfs dwingende wetgeving – toch ook een taaie opdracht. Met een samenwerkingsprogramma kan veel geregeld worden maar vaak liggen de uitdagingen buiten de formele programmabesturing. In deze blog licht ik mijn persoonlijke top 3 uitdagingen toe:

1. Communicatie tussen werkvloer en besturing
   De keuze om een samenwerkingsverband aan te gaan wordt vaak genomen door het bestuur of senior management van een organisatie. De invulling van alle noodzakelijke details is een zaak voor de uitvoering. De aansluiting van deze twee lagen – met veelal diverse managementlagen ertussen – blijkt in de praktijk lastig. Wat in een stuurgroep voor het samenwerkingsverband wordt besproken komt niet vanzelf bij de eigen achterban. De belangrijke details zoals besproken in bijvoorbeeld werksessies bereiken niet vanzelf de besluitvorming in de stuurgroep. De communicatie van het programma voorziet vaak niet in voldoende details of context.
2. Vertegenwoordiging van de achterban
   Vertegenwoordiging vormt een andere uitdaging. Het is niet mogelijk om alle overheidsorganisaties of alle private organisaties een stoel te geven in een stuurgroep of projectteam. Er wordt dus met een vertegenwoordiging gewerkt, bijvoorbeeld middels een koepelorganisatie of een vertegenwoordigende organisatie. Maar praat de vertegenwoordigende organisatie of koepel wel echt namens de achterban? Hoe is dat dan geborgd, formeel en in de praktijk?
3. Dagelijkse praktijk gaat veelal vóór het vergezicht
   Als laatste is er de ‘zwaartekracht’ van alle dag. Want gezamenlijke innovatie is mooi, maar de praktijk van alle dag gaat gewoon door. Het is ondanks de bestuurlijke ambitie geen vanzelfsprekendheid dat ook de middelen worden vrijgemaakt en de prioriteit wordt gegeven aan deelname aan alle gemeenschappelijke activiteiten in een programma. Zonder goede verbinding tussen het strategisch doel van de samenwerking en inpassing in het dagelijks werk binnen de eigen organisatie – bijvoorbeeld in de vorm van een programma – is het hoogst onzeker of de gemaakte afspraken ook worden nagekomen. Dat gaat ten koste van de kwaliteit en de snelheid.

Steeds meer innovaties vinden in ketens of netwerken plaats en de complexiteit van samenwerkingsprogramma’s neemt alleen maar toe. Een standaardoplossing voor bovengenoemde uitdagingen is er zeker niet, maar bepaalde interventies zijn wel breed toepasbaar. Bijvoorbeeld door kort-cyclisch te werken in multidisciplinaire teams en sectorale overleggen te gebruiken voor toetsing. Herkenbaar dilemma en behoefte aan een klankbord? We denken graag mee.