Orde in de chaos: structureren doe je zo!
Veel organisaties zijn in grote mate afhankelijk van ICT. Door deze afhankelijkheid is het inzicht in de onderlinge samenhang tussen de bedrijfsvoering en ICT componenten steeds belangrijker geworden. Maar veel organisaties zien door de bomen het bos niet meer.
De informatie over de business, de applicaties, de data en de technische infrastructuur is namelijk vaak beperkt vastgelegd. En als deze informatie al is vastgelegd blijkt deze verouderd te zijn, of niet te kloppen. Daardoor ontbreekt het niet alleen aan inzicht in de samenhang der dingen, maar ontbreekt het ook aan de informatie die essentieel is voor een goede besluitvorming. Het hebben van inzicht is dus voor meerdere doeleinden noodzakelijk.
Maar hoe bied je dit inzicht? In deze blog geef ik 4 tips om te structureren, orde in de chaos te brengen, en inzicht te bieden door middel van architectuur!
Tip 1: Gebruik een standaard modelleerwijze, een tool en een repository
Architectuur komt in vele vormen en visualisaties. In menig organisatie worden procesmodellen, data modellen, ArchiMate modellen en zelfs cartoons en filmpjes gebruikt. Al deze vormen van visualisaties kunnen een toegevoegde waarde hebben, maar gebruik daar waar mogelijk een standaard modelleertaal. Voorbeelden hiervan zijn BPMN voor procesmodellen, ERD/UML voor datamodelleren en ArchiMate voor het modelleren van architectuur.
Het modelleren met een standaard modelleertaal heeft namelijk als concreet voordeel dat het mogelijk wordt op een eenduidige manier te communiceren over een ontwerp en de toetsing daarvan. Ook is er tooling beschikbaar die het modelleren faciliteert en het beheer van de informatie en modellen ondersteunt.
Veelal is het daarin mogelijk om een “repository” aan te maken. Een repository kan het beste worden omschreven als een centrale plek waar de architectuurinformatie en modellen worden opgeslagen. Daarin is het mogelijk om de samenhang tussen de business, de applicaties, de data en de technische infrastructuur vast te leggen. Wel zo nuttig!
Tip 2: Beschrijf ‘just enough’ architectuur
Een model is een schematische weergave van de werkelijkheid. Het is daarbij verleidelijk om alles van die werkelijkheid weer te geven. Maar als de werkelijkheid complex en weerbarstig is, zal dit ook gelden voor het model. Een goede stelregel betreft: beschrijf niet de hele wereld, maar “just enough” voor inzicht, compliancy en besluitvorming. Daarmee bevat de architectuur just enough informatie zodat het zowel inzicht geeft in de (complexiteit van de) huidige situatie als dat het de veranderingen in de organisatie kan begeleiden.
Het is om die reden goed om vooraf te bepalen wat wel en niet wordt vastgelegd. Dat kan door een organisatie specifiek metamodel vast te stellen. Dat is vaak gebaseerd op een metamodel die meekomt met de gekozen modelleertaal. Voor de modelleertaal ArchiMate is het metamodel hier te vinden. Over het algemeen hebben de meeste organisaties behoefte aan de volgende type informatie:
Business architectuur:
- Processen (bedrijfsprocessen, werkprocesen en processtappen);
- Actoren en rollen;
- De geboden diensten en/of producten;
- Bedrijfsfuncties.
Applicatie- en informatie architectuur:
- Applicaties (en per applicatie: de eigenaar, de leverancier, einde contractdatum en de kosten (Total Cost of Ownership (TCO));
- Data (en per data object de Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid classificatie, de eigenaar van de data en het bronsysteem van de data);
- Koppelingen tussen applicaties waarbij inzicht ontstaat in de techniek van de koppeling en de data die wordt uitgewisseld.
Technische infrastructuur:
- Servers (applicatie-, database-, en licentieservers)
- Netwerk en domeinen
- Softwareversies (Windows 20XX, Oracle XX)
Uiteraard is meer informatie vastleggen mogelijk. Maar let daarbij wel op dat architectuur inzicht biedt in de samenhang der dingen. Het is dus geen middel om detaillistische (technische) ontwerpen te maken en/of om incidenten en problemen te registreren. Nimmer is het bedoeld om een CMDB (Configuratie Management DataBase) te vervangen. Een architectuur bevat daarom niet alle detailinformatie.
Tip 3: Verzamel informatie vanuit verschillende hoeken
Zelden is alle informatie bij één persoon of in één bron te vinden. Het verzamelen van informatie over de business, de applicaties, de data en de technische infrastructuur is dus het spreken van meerdere functionarissen en/of rollen met ieder eigen (domein) kennis. Denk daarbij aan business managers, proceseigenaren, functioneel beheerders, technisch beheerders maar ook leveranciers en derde partijen. Ook bronnen zoals beheerdocumentatie, een CMDB en een service management tool kunnen uitkomst bieden om informatie te vergaren.
Tip 4: Stel het beheer van de architectuurmodellen vast
Als de informatie eenmaal is uitgezocht, geclusterd, gemodelleerd en gevisualiseerd dan is het zaak om deze up to date te houden. Dat geldt natuurlijk ook voor de architectuurmodellen en/of de repository. Maak daarom afspraken over het beheer van de architectuurmodellen. Dat kan door iedere maand het architectuurmodel door te nemen met functioneel en technisch beheerders, wijzigingsmanagers en/of proceseigenaren om daarin de wijzigingen te bespreken. Een architect is daarbij verantwoordelijk voor het bijhouden van een actuele, betrouwbare en complete (ABC) repository.
Samenvattend:
Door het toepassen van bovenstaande tips kan in enkele dagen een bedrijfskritisch proces worden ontleed waarbij inzicht wordt geboden in het proces, de actoren, de ondersteunende informatievoorziening, de data die wordt vastgelegd en de onderliggende technische infrastructuur.
Gerelateerde artikelen
