Met de billen bloot: de rechten van betrokkenen!

In de praktijk kan het om verschillende redenen lastig zijn om adequaat te reageren op een verzoek van een betrokkene, bijvoorbeeld door de hoge werkdruk. Het gevolg is dat het verzoek niet helemaal volgens de regels die de AVG voorschrijft wordt afgehandeld. Om welke redenen kan het afhandelen van een verzoek van een betrokkene mis gaan?

In de eerste plaats blijkt het vast lastig te zijn om de termijn voor afhandeling, ten minste binnen 1 maand, te halen. Dit komt soms doordat het verzoek niet direct als verzoek op grond van de AVG wordt herkend en niet tijdig wordt doorgezet naar de Privacy Officer of de Functionaris voor Gegevensbescherming. Van de verlengingstermijn van nog eens 2 maanden kan alleen gebruik worden gemaakt bij complexe verzoeken. Terugvallen op deze mogelijkheid is daarom vaak geen optie.

In de tweede plaats kan ook discussie bestaan over de aard van het verzoek; vaak blijkt één enkel verzoek te gaan over verschillende rechten. Zo komt het voor dat het verzoek om inzage wordt gecombineerd met het verzoek om verwijdering. Soms wordt dan slechts één van beide verzoeken maar afgehandeld, wat niet alleen strijdig is met de AVG maar ook tot grote ergernis van de betrokkene leidt.

In de derde plaats wordt vaak meer dan alleen de relevante informatie gedeeld met de betrokkene die een verzoek om inzage doet. Het resultaat van een inzageverzoek is soms het opsturen van een geheel dossier terwijl de betrokkene maar om specifieke informatie vraagt. In het ergste geval wordt het dossier niet geanonimiseerd en worden daarmee de rechten van anderen (bijvoorbeeld de eigen medewerkers) geschonden.

Kortom, het afhandelen van de rechten van betrokkenen is geen sinecure. Daarom de vier belangrijkste tips voor een goede afhandeling van de rechten van betrokkenen:

Tip 1: Richt een helder proces in voor de afhandeling van verzoeken van betrokkenen

Zorg dat een verzoek altijd volgens een vaste procedure wordt afgehandeld. Dit zorgt er enerzijds voor dat de geldende termijn wordt gehaald en anderzijds dat de juiste stappen worden gevolgd en er niets wordt vergeten. Een ander belangrijk punt is dat deze procedure ook bekend is binnen de gehele organisatie en medewerkers weten door wie en op welke manier een verzoek moet worden afgehandeld.

Tip 2: Zorg dat medewerkers bekend zijn met de rechten van betrokkenen (op hoofdlijnen)

Zorg dat je eigen medewerkers bekend zijn met de rechten van betrokkenen. Dit kan bijvoorbeeld door hier in het werkoverleg aandacht aan te besteden. Het beste is dan dit te doen aan de hand van een concreet verzoek. Maak daar een casus van en bespreek deze. Natuurlijk hoeven zij niet alle verschillende rechten in detail te kennen, maar van belang is wel dat zij kunnen herkennen als er een verzoek wordt gedaan. Dan kunnen ze deze direct doorsluizen naar de Privacy Officer of de Functionaris voor Gegevensbescherming.

Tip 3: Borg een inhoudelijke beoordeling van binnenkomende verzoeken

Zorg dat degene die het verzoek beoordeelt goed op de hoogte is van de specifieke voorwaarden van elk type recht. Er gelden immers verschillende eisen voor elk verzoek, dus is het belangrijk een goede inschatting te maken of de betrokkene zijn/haar recht ook daadwerkelijk mag uitoefenen op basis van de AVG. Er kunnen namelijk redenen zijn om een verzoek af te wijzen, bijvoorbeeld als een verzoek afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen. Wees hier dus alert op.

Tip 4: Neem altijd contact op met de betrokkene!

Zorg dat je, zo snel mogelijk na ontvangst van het verzoek, contact opneemt met de betrokkene. In de eerste plaats is dat goed voor de relatie met de betrokkene. Je laat zien dat je hem/haar serieus neemt en dat je het verzoek adequaat oppakt. In de tweede plaats kan het een hoop werk schelen. Vraag de betrokkene wat hij/zij precies verwacht. Welke informatie is voor hem/haar belangrijk? Dit voorkomt dat je veel te veel stuurt of juist te weinig. Maak scherp om wat voor type verzoek het gaat, als dat niet helemaal duidelijk is. Dit zorgt ervoor dat er een misverstand ontstaat en de wederzijdse verwachtingen helder zijn.

Wil je snel een overzicht van de rechten van betrokkenen en de geldende eisen? Download dan nu de nieuwe versie van de AVG Toolkit App hieronder. Daarin vind je een duidelijk overzicht van de rechten en krijg je handige verwijzingen naar praktische informatie over de verschillende rechten.