Met datagedreven retentiestrategieën personeelsverloop efficiënt verlagen

De status quo waren losse lijsten waarmee informatie over verloop werd samengevat, deze werden elke maand tijdsintensief en foutgevoelig geüpdatet, leverden weinig inzichten op en moesten handmatig met HR Business Partners gedeeld worden.

In samenwerking met de klant werden de behoeftes vanuit de organisatie geïdentificeerd, wat diende als uitgangspunt voor de ontwikkeling van een PowerBI-dashboard. Dit nieuwe instrument biedt nu ondersteuning aan de eindgebruikers in hun dagelijkse werkzaamheden. Dankzij de automatische dagelijkse update van het dashboard en het feit dat de eindgebruikers nu zelf ad-hoc vragen kunnen beantwoorden, blijven er elke maand extra uren beschikbaar voor het HR-Analytics team.

Met de implementatie van het PowerBI-dashboard hebben de eindgebruikers toegang tot real-time informatie over verloop, zonder afhankelijk te zijn van handmatige updates. Dit stelt hen in staat om snel inzicht te krijgen in trends, patronen en specifieke gegevens over het vertrek van medewerkers. Bovendien kunnen ze nu zelfstandig analyses uitvoeren en relevante informatie extraheren om besluitvorming te ondersteunen.

Met de inzichten uit het dashboard kunnen uitschieters en verbanden van verloop onderzocht worden. Zo kan het gemiddelde verloop per leeftijdsgroep uitsluitsel geven over één leeftijdsgroep waar de organisatie op kan focussen of is er juist te zien dat het verloop afneemt naarmate medewerkers ouder worden. Dit zijn waardevolle inzichten, echter blijft de vraag naar wat het grootste onderscheid maakt en waar te beginnen onbeantwoord.

Om erachter te komen wat de grootste invloed heeft moeten de effecten van de factoren op verloop gezamenlijk bekeken worden. En zo genoemd ‘multivariaat’ statistisch model toont bijvoorbeeld aan hoe groot het effect van leeftijd is als er tegelijkertijd ook naar alle andere variabelen gekeken wordt. In de meeste gevallen komen leeftijd en de lengte van het dienstverband op deze manier niet samen hoog eruit, gezien deze twee sterk samenhangen. Op basis van deze methode is er een lijst van de top 10 drijfveren van vrijwillig verloop naar voren gekomen:

Met deze inzichten kan getoetst worden of er strategieën kunnen komen die deze factoren kunnen ondersteunen, zoals het verlagen van de span of control van managers of het matchen van leidinggevende en ondergeschikte op basis van leeftijd. Ernaast kunnen factoren die als belangrijk naar voren komen verder onderzocht worden en kunnen een hogere prioriteit krijgen in het aanpakken van verloop.

Om de prioritering nog verder aan te scherpen zijn de top 10 drijfveren gebruikt om risicogroepen op te stellen, deze tonen het gemiddelde verloop van groepen waarin ‘risico’s’, zoals een korte lengte dienstverband, een hoge span of control van hun manager en een hoog job level, bij elkaar op worden geteld. Op deze manier worden de groepen die het grootste risico hebben om weg te gaan in kaart gebracht en kan de organisatie hun vertrek voor zijn door maatregelen te treffen en deze groepen gericht aan te spreken.

De strategieën op basis van de meest belangrijke factoren kunnen helpen om het verloop te verlagen. Echter zijn deze beperkt tot factoren die niet actief aangepakt kunnen worden; een organisatie kan er niets aan doen dat een werknemer een bepaalde leeftijd heeft of een man of juist een vrouw is. Om het bedrijf tools aan de hand te geven waar zij actief verandering in kunnen brengen is er geadviseerd om naast data uit de systemen ook medewerkerstevredenheidsdata te onderzoeken.

In de organisatie werd elk half jaar een medewerkerstevredenheidsondezoek uitgezet. De data uit het onderzoek mocht vanwege privacy redenen in eerste instantie echter niet meegenomen worden.

Net zoals voor de systeem variabelen zijn ook met de statements uit het onderzoek drijfveren geïdentificeerd. De top 6 meest belangrijke factoren waren algemene tevredenheid, het gevoel om erbij te horen, geloof in de doelstellingen van het bedrijf, work-life-balance, match met de rol en de communicatie vanuit de organisatie. Hiermee is het bedrijf een stapje dichterbij een gefundeerde strategie voor het verlagen van verzuim door in te kunnen schatten waarop gestuurd moet worden om medewerkers aan te houden.

Om met de factoren aan de slag gaan is het wel noodzakelijk om verschil te maken tussen oorzaken en gevolgen. Of werknemers over het algemeen blij zijn met de organisatie als werkgever niet direct te beïnvloeden. Door een goede work-life-balance die wederom door een goede match met hun rol gesterkt kan worden is wordt het al concreter. Door alle variabelen op deze manier in een gevolg-oorzaak-model te zetten zijn een goede match met een rol en goede communicatie vanuit de organisatie als oorzaken van vrijwillig verloop naar voren gekomen. Dit zijn de twee aspecten waar het bedrijf als eerste op gaat focussen als het gaat om personeelsretentie.

Nadat de resultaten vergaard en geanalyseerd zijn, blijft de vraag, wat nu? Op basis van de uitkomsten zijn enkele aanbevelingen met de organisatie gedeeld:

1. Exit-interviews voor risicogroepen: Voer exit-interviews uit met medewerkers uit de geïdentificeerde risicogroepen. Deze interviews kunnen waardevolle inzichten opleveren over de redenen waarom medewerkers vertrekken en kunnen helpen bij het identificeren van specifieke verbeterpunten binnen de organisatie.

1. Vergroten van medewerkerstevredenheid: Neem de belangrijkste factoren die van invloed zijn op medewerkerstevredenheid, zoals algemene tevredenheid, gevoel van erbij horen en geloof in de doelstellingen van het bedrijf, mee in het ontwikkelen van interventies en verbeterinitiatieven. Verbeteringen in deze gebieden kunnen de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers vergroten, waardoor de kans op vertrek wordt verkleind.

1. Aanpassen van span of control: Indien de span of control van managers een significante rol speelt in het verloop, overweeg dan het aanpassen van deze verhoudingen. Het verminderen van de werklast van managers kan leiden tot een betere werkomgeving en een hogere retentie van medewerkers.

1. Gerichte communicatie: Zorg voor heldere en effectieve communicatie binnen de organisatie. Verbeter de communicatiekanalen en -processen om ervoor te zorgen dat medewerkers goed geïnformeerd zijn en zich betrokken voelen bij de organisatie.

Door deze aanbevelingen op te volgen en actief te werken aan het verbeteren van de factoren die van invloed zijn op verloop en medewerkerstevredenheid, kan de organisatie haar retentiestrategie versterken en het personeelsverloop efficiënt verlagen.

Het verminderen van personeelsverloop is een continu proces en vereist voortdurende monitoring, analyse en actie. Met de juiste tools en datagedreven inzichten kunnen organisaties proactief handelen om waardevol talent te behouden en een sterke basis te leggen voor duurzaam succes.

Wil je meer weten over hoe data-analyse en HR-analytics kunnen bijdragen aan het verminderen van personeelsverloop in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op en we helpen je graag verder.