Maakt Agile Werken het 9-vlaksmodel overbodig?

Agile Werken is een werkmethode die gericht is op het snel kunnen reageren op veranderingen in de omgeving met het aanpassen en ontwikkelen van (nieuwe) producten en diensten. In essentie kent Agile Werken vier kernelementen:

1. Kortcyclisch
2. Multidisciplinaire teams
3. Concreet resultaat: “niet meer dan nodig”
4. Flexibele scope

Bij zowel Agile Werken als binnen het 9-vlaksmodel bestaat de behoefte om de doelen van een organisatie met technologie te ondersteunen, maar maakt Agile Werken het 9-vlaksmodel dan nu overbodig?

Het 9-vlaksmodel is bedoeld om de regie te voeren over de vraag (business) en aanbod (vanuit IT).

Het model zorgt dat vanuit processen de verschillende organisatieonderdelen (vlakken en/of kolommen hieronder) met elkaar verbonden worden. Het is zeer bruikbaar als ‘praatplaat’ voor de informatiemanager (IV) in gesprekken met de business. Om de complexiteit en samenhang van de informatievoorziening te structureren wordt het model al vanaf de jaren negentig door veel organisaties omarmd.

Vandaag de dag volgen de ontwikkelingen in onze wereld elkaar echter steeds sneller op en om hierop in te kunnen spelen willen organisaties wendbaarder zijn en kiezen zij in toenemende mate voor Agile Werken.

Binnen Agile Werken wordt gewerkt in sprints (iteraties). Dit zijn korte periodes (2-4 weken) waarin een concreet resultaat wordt opgeleverd. Op basis van feedback kan het resultaat in een volgende sprint weer worden bijgesteld. Wanneer meerdere teams binnen een organisatie samenwerken in hetzelfde ritme, ontstaat voorspelbaarheid in het opleveren van resultaten op operationeel niveau.

Op tactisch niveau wordt over meerdere sprints vooruit gekeken. Daarbinnen zijn de functionele onderdelen (plannen) globaal ingeschat. Uitgezet in de tijd (3 tot 9 maanden) vormen deze globaal ingeschatte plannen een Roadmap. In de Roadmap worden de belangrijkste plannen het eerst opgepakt en gerealiseerd.

Op strategisch niveau wordt het belangrijker om vanuit visie en doelstellingen te denken, in plaats van in gedetailleerde meerjarenplannen.

Door de cycli op de drie niveaus goed op elkaar af te stemmen ontstaat een vaste cadans, oftewel een ‘hartslag’ waar de hele organisatie op draait.

Het 9-vlaksmodel onderkent ook drie verschillende snelheden voor operationeel-, tactisch en strategisch niveau. Maar een dergelijke organisatie voelt zich echter in de praktijk vaak geharnast in de vele afstemmings- en planningsprocessen. Kortcyclisch werken op operationeel niveau vraagt ook om kortcyclisch denken én sturen op tactisch en strategisch niveau!

Agile Werken gaat uit van multidisciplinaire teams. Idealiter bevatten deze teams alle noodzakelijke disciplines en expertises om zelfstandig en kortcyclisch concrete resultaten op te leveren. Teamleden werken niet alleen vanuit hun eigen discipline. Het bijeenbrengen van verschillende disciplines maakt het mogelijk dat meer begrip voor elkaar ontstaat, waardoor ook de onderlinge samenwerking verbetert. Daarnaast leert het team ook van de ontvangen feedback na iedere oplevering waardoor de kwaliteit van het resultaat zal toenemen.

Binnen het 9-vlaksmodel zijn vraag (vanuit Business) en aanbod (vanuit IT) van elkaar gescheiden en fungeert de IV-kolom als intermediair. Bij Agile Werken is een directe samenwerking tussen vraag & aanbod, want zij worden als het ware ‘tegen elkaar aandrukt’ binnen één team. De Product Owner speelt hierin een cruciale rol. Deze formuleert en prioriteert de wensen vanuit de Business. Het multidisciplinaire (ontwikkel-)team realiseert vervolgens deze vraag. Kortom, Agile Werken verkleint de afstand tussen Business en IT, waardoor een grotere focus op het gezamenlijk te realiseren resultaat ontstaat. De Product Owner is nauw betrokken bij de realisatie en zorgt dat dit resultaat goed blijft aansluiten bij de verwachtingen vanuit de Business.

Bij Agile Werken kan “niet meer dan nodig” meerledig worden uitgelegd. “Niet meer dan nodig”kan doelen op het resultaat of het proces ernaar toe.

Bij het resultaat gaat om het ‘Minimal Viable Product’ (MVP). Er wordt een product opgeleverd dat nog niet alle functionaliteiten bevat, maar al wel direct waarde toevoegt voor de organisatie, klanten en/of gebruikers. De eerste ‘time-to-market’ wordt hierdoor verkort. Op basis van regelmatige feedback kan in volgende iteraties bijgestuurd worden. Er wordt steeds een nieuwe versie van dit uiteindelijke product opgeleverd. Doordat het product al zo snel mogelijk in gebruik wordt genomen kan feedback verwerkt worden en neemt de kans toe dat het product goed geaccepteerd zal worden.

Door deze manier van werken wordt niet alleen de eerste time-to-market verkort, maar worden tevens dus risico’s dat het product onvoldoende aansluit bij verwachtingen verminderd. Na iedere sprint kan besloten worden om verder te werken aan het product of hiermee te stoppen. In dat laatste geval kan het team weer andere onderwerpen oppakken en ontstaat dus echte wendbaarheid voor een organisatie.

Ook het proces naar het resultaat gaat uit van ‘niet meer dan nodig’. Niet eerst vooraf volledig gedetailleerd plannen en ontwerpen, maar vanuit een helder beeld ruimte laten om tot de best passende oplossing te komen.

Bij organisaties die al langere tijd werken volgens het 9-vlaksmodel zijn -om het resultaat ‘zeker’ te stellen- veel formele afstemmingsmomenten georganiseerd en worden de risico’s op afwijkingen gemanaged met een keur aan beheersprocessen. Met Agile Werken zijn deze zekerheden ook niet geheel geborgd, maar door snel feedback te verzamelen komen eventuele aannames direct naar voren. Door de focus te leggen op het leveren van een concreet resultaat en dit voortdurend te toetsen, wordt voorkomen dat het resultaat niet of onvoldoende aansluit bij de verwachtingen.

Voor optimale onderlinge samenwerking hebben de multidisciplinaire teams een vaste samenstelling voor een langere periode. Met deze vaste teams en iteraties (sprints) worden kosten en tijd gefixeerd. De scope (functionaliteit) is hierdoor juist nader in te vullen en te prioriteren. De resultaten zijn dus niet vooraf geheel vastgelegd, waardoor ruimte ontstaat om in te spelen op veranderingen in de omgeving.

Organisaties die volgens het 9-vlaksmodel ingericht zijn, werken vaak vanuit een portfolio van programma’s en projecten. Daarbinnen werken medewerkers in een tijdelijke structuur toe naar gevraagde resultaten. De scope en financiering van deze programma’s en projecten zijn vooraf veelal scherp gedefinieerd, maar in de praktijk blijken tijd en/of kosten moeilijk beheersbaar te zijn. Daarnaast kennen deze trajecten een langere doorlooptijd en sluiten de resultaten (soms) onvoldoende aan bij de initiële verwachtingen.

Met Agile Werken worden deze risico’s beperkt en flexibele scope biedt dus juist kansen!

Agile Werken zorgt voor een grotere focus op het te leveren resultaat en tevens worden risico’s verkleind. Door te werken met vaste teams, die in korte cycli resultaten leveren en feedback ophalen, kunnen organisaties hun ‘time-to-market’ aanzienlijk verkorten. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om tijdig bij te kunnen sturen en als organisatie écht wendbaar te worden (business agility).

Al bijna twintig jaar biedt het 9-vlaksmodel ondersteuning aan organisaties bij het managen van informatie. Maar in de steeds snellere veranderingen van vandaag de dag wordt méér gevraagd. Is het 9-vlaksmodel daarmee dan achterhaald en overbodig? Nee, het biedt nog steeds een stabiele basis waarop met Agile Werken de wendbaarheid kan ontstaan waar men naar zoekt!