Maak van je HR-serviceportaal een succes: zo optimaliseer je de zoekfunctie met AI

Als de zoekfunctie niet goed werkt, leidt dat tot frustratie en extra werkdruk voor HR. Medewerkers vinden hun antwoord niet, dienen tickets in en ervaren het portaal als inefficiënt. Dit is eenvoudig te voorkomen met een moderne, AI-gedreven zoekoplossing.

Waar standaard zoekmachines vroeger moeite hadden met spelfouten, synoniemen of variaties in zoektermen, bieden de huidige AI-zoekoplossingen juist geavanceerde ondersteuning. Dankzij recente ontwikkelingen ondersteunen platforms als ServiceNow AI Search sinds 2024 ook geavanceerde linguïstische functies voor het Nederlands, waaronder:

• Automatische correctie van spelfouten (typo-handling)

• Herkenning van synoniemen, meervoud/enkelvoud en woordvariaties

• Lemmatisering en normalisatie (begrijpen van de stam van woorden)

• Taalspecifieke tokenisatie en decompositie (herkennen van samengestelde Nederlandse woorden)

Hierdoor vinden medewerkers sneller en accurater de juiste informatie, ook als ze niet de exacte termen gebruiken of een typefout maken.

Met de nieuwste AI-mogelijkheden zijn HR-zoekfuncties slimmer en gebruiksvriendelijker dan ooit. Toch is technologie alleen niet genoeg: het succes van een AI-gedreven zoekfunctie hangt af van een aanpak die aansluit op de behoeften van jouw organisatie en medewerkers. Hier maakt Highberg het verschil. Door technologie te combineren met diepgaande HR-kennis en een datagedreven werkwijze, zorgt Highberg ervoor dat de zoekfunctie niet alleen technisch sterk is, maar ook daadwerkelijk bijdraagt aan een betere employee experience en efficiëntere HR-processen.

Highberg helpt organisaties om de Employee Experience datagedreven te verbeteren, onder andere door het optimaliseren van de zoekfunctie. We hanteren een bewezen, pragmatische aanpak:

1. Onderzoek waarom zoekopdrachten mislukken

• Analyseer data over mislukte zoekopdrachten: welke termen leveren geen resultaat op?

• Vraag medewerkers naar hun ervaringen: waar liepen zij vast?

• Breng patronen in kaart: zijn er veel spelfouten, wordt er gezocht in meerdere talen, of ontbreken er bepaalde onderwerpen in de knowledge base?

2. Interpreteer de resultaten en bepaal gerichte verbeteracties

• Identificeer kennislacunes: missen medewerkers informatie of gebruiken ze andere terminologie?

• Analyseer veelvoorkomende spelfouten en voeg deze toe aan autocorrect- of synoniemenlijsten.

• Onderzoek of er juist zoekgedrag wordt toegepast: zoeken medewerkers op zelfstandige naamwoorden of specifieke HR-termen?

• Bekijk welke HR-diensten de meeste vervolgvragen genereren.

3. Implementeer de datagedreven verbeteringen

• Configureer de AI-zoekmachine optimaal: activeer de nieuwste taal- en spellingsfunctionaliteiten en vul synoniemenlijsten aan.

• Verrijk de knowledge base met ontbrekende informatie en relevante tags.

• Verbeter het UX-design: maak veel gezochte onderwerpen direct toegankelijk via snelkoppelingen.

• Instrueer medewerkers over effectief zoekgedrag.

Wil je de Employee Experience binnen jouw organisatie structureel verbeteren? Start vandaag nog met een analyse van de zoekfunctie in je HR-portaal en ontdek waar je snel winst kunt boeken. Met een datagedreven aanpak maakt Highberg van jouw HR-serviceportaal een waardevol instrument dat medewerkers écht ondersteunt.

Benieuwd hoe data en AI jouw HR-processen kunnen versterken? Neem contact met ons op. Wij denken graag mee over de beste oplossing voor jouw organisatie.

Deze aanpak sluit aan bij onze visie: technologie en data slim inzetten om medewerkers centraal te stellen en organisaties te laten groeien.