Kaasschaaf of botte bijl?

Door Thijs Bakker

De uitbraak van het COVID-19 virus en de intelligente lockdown die in reactie daarop is ingevoerd, bezorgt de Nederlandse economie flinke schade. In het bedrijfsleven hebben 138.966 bedrijven een beroep gedaan op de eerste NOW-steunmaatregel, met een gemiddeld toegekend bedrag van €55.963. Door de steunmaatregelen – maar ook door andere factoren – liep de schuld van de Rijksoverheid op in 2020 en kwam in september 48 miljard euro hoger uit dan begin dit jaar. Om die reden zijn steeds meer organisaties zoekende naar een geschikte vorm van strategisch kostenmanagement. Dit brengt echter veel gevolgen met zich mee. Gaat u gedecideerd om met kosten binnen uw organisatie? Of spreidt u liever de risico’s door op meerdere vlakken te besparen?

Strategic cost management, technical budget, cost cutting

Impact van kostenbesparing 

De meeste CIO’s en hun business partners zullen in komende jaren worden gevraagd hun technische budgetten met 10%-14% te korten, vergeleken met 2020, zo blijkt uit onderzoek van Forrester. De coronasituatie dwingt organisaties tot kostenbesparing, omdat zij anders het hoofd niet boven water kunnen houden.  Dit geldt niet alleen voor het MKB, ook grote bedrijven als ING, Shell, Bam, Tata en KLM kondigden onlangs aan veel banen te schrappen. Andere organisaties verkeren in de (luxe)positie waarin zij een strategie kunnen bepalen om zich uit de crisis te investeren.  

Een goede strategie voor kostenmanagement heeft – ongeacht de oorzaak – altijd veel voeten in de aarde. De redenen voor kostenbesparing kunnen namelijk enorm uiteenlopen en geen bedrijf is hetzelfde. Om een goedwerkend beleid op strategisch en tactisch niveau te voeren, moet men daarnaast ook nog oog hebben voor onder andere de medewerkers en de cultuur van de organisatie bedrijf. Bovendien is het door het oerwoud aan mogelijkheden, lastig om een goed gefundeerde keuze te maken die optimaal past bij uw organisatie en medewerkers.  

Highberg (voorheen bekend als VKA) ziet verschillende manieren van kostenbesparing bij haar klanten. Over het algemeen zijn er twee uitersten te onderkennen; de ‘kaasschaaf methode’ of de ‘botte bijl’. 

Kaasschaaf 

Om risico en impact te spreiden, wordt frequent gekozen voor een stapsgewijze manier van kostenbesparing. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het versoberen van IT–processen en licenties, maar ook aan het afschalen van beschikbaarheid, performance of innovatie binnen applicaties. Door het ‘kaasschaven’ van verschillende IT-applicaties/-processen buiten het primaire proces, kan relatief weinig schade worden aangericht. Mede door de geringe impact is de methode een veelgebruikt compromis. De benadering is meer ad-hoc en daardoor geschikt voor kostenbesparing op korte termijn. De methode is echter moeilijk te rijmen met het maken van strategische keuzes. Desalniettemin kan het voor organisaties een effectief middel zijn om het kostendoel te bereiken.

Botte bijl 

Om kostenmanagement wél op een meer strategische wijze te voeren, kan ook worden gekozen voor het doorzetten van een resolute beslissing. Voorbeelden van deze aanpak zijn het voeren van een strikt portfoliomanagement, het afstoten van legacy applicaties en in een uiterst geval het ontslaan van personeel of afscheid nemen van een organisatieonderdeel. Een belangrijke overweging in de besluitvorming is in hoeverre een proces/applicatie/project daadwerkelijk past bij de kernactiviteiten van de organisatie en een acceptabele terugverdientijd heeft. Door het maken van dergelijke moeilijke keuzes wordt met één actie veel resultaat bereikt. Laat het duidelijk zijn dat het maken van ingrijpende keuzes zelden alleen maar positieve gevolgen heeft. Bovendien is ook veel bereidheid en toewijding vereist. Mede door de gevolgen van het coronavirus is het voor veel organisaties echter wel de realiteit en daarmee bittere noodzaak, aangezien het één van de laatste manieren kan zijn om (verdere) achteruitgang te voorkomen.

Tips voor uw organisatie 

Hoewel noodzaak een belangrijke aanleiding kan zijn om de kosten van uw organisatie onder de loep te nemen, kan ook worden gekeken vanuit een positieve invalshoek. De huidige tijd is bij uitstek geschikt om uw kostenmanagement op orde brengen, ongeacht de achterliggende redenen.  

Voor zowel de ‘kaasschaaf’ als de ‘botte bijl’ methode is het zaak om integraal te kijken naar het onderwerp kostenmanagement. Betrek daarom wanneer het kan zowel de business- als IT-partijen binnen uw organisatie om een solide besluit te formuleren, wat ook werkt voor de lange termijn. Het hanteren van de kaasschaaf voor kostenmanagement draagt zeker bij aan het resultaat op korte termijn, maar maakt uw organisatie zelden echt beter. Soms biedt juist een botte bijl de mogelijkheid om iets beters en mooiers op te bouwen. 

Gerelateerde insights

divider