Jaarlijks oefenen; wat een onzin!

Wij komen bij veel organisaties over de vloer waar in de praktijk blijkt dat die jaarlijkse oefening er regelmatig bij inschiet. In deze Business Continuity Awareness Week 2017 willen wij hier graag even bij stil staan.

Het lastige van crisismanagement binnen organisaties is dat je als organisatie voorbereidingen treft op situaties waarvan je hoopt dat die zich niet voor zullen doen. En laten we eerlijk zijn, in sommige organisatie is de kans dat er iets misgaat ook heel klein. En daar zit ook de uitdaging voor een crisismanager of Business Continuity Manager. Want hoe zorg je dat jouw organisatie betrokken blijft bij dit onderwerp? Een jaarlijkse crisisoefening kan absoluut helpen om de kennis rondom crisismanagement en BCM weer even aan te wakkeren bij het personeel. Maar naarmate de maanden vorderen ebt de aandacht weer weg en raakt de kennis rondom het crisismanagement op de achtergrond. Het leerrendement van één jaarlijkse oefening is alles behalve optimaal.

Toch kun je als crisismanager of Business Continuity Manager diverse acties ondernemen om het leerrendement te verhogen en wel aan de toezegging om jaarlijks te oefenen te voldoen. Dit klinkt wellicht arbeidsintensief of als iets waar hoge kosten aan verbonden zijn, maar dat is zeker niet het geval. Het belangrijkste is dat je binnen jouw organisatie met regelmaat, op verschillende niveaus, aandacht besteedt aan crisismanagement en BCM.

Het is echt niet nodig om jaarlijks interactief of groots te oefenen. Er zijn vele manieren van oefenen, je kunt het crisis-/ of BCM plan doorlopen met een team, of juist met (vertegenwoordigers van) verschillende teams samen om de beschreven procedures of een specifiek scenario te doorleven. De discussies in dergelijke sessies zijn minstens zo waardevol als de ervaring van een crisisoefening. Oefeningen zijn er in vele vormen en maten.

Stuur elk kwartaal een korte nieuwsbrief of plaats een bericht op intranet over crises en continuïteitsverstoringen bij vergelijkbare organisaties. Benoem hierin de belangrijkste lessen en aandachtspunten voor jouw eigen organisatie, denk bijvoorbeeld aan de wereldwijde ransomware-aanval Wannacry. Of organiseer een lunchsessie, sluit elk kwartaal aan bij het DT/MT om stil te staan bij recente wijzigingen en actualiteiten of nodig een evenknie van een vergelijkbare organisatie uit om te vertellen over zijn of haar ervaringen.

Betrek groepjes medewerkers bij het actualiseren van de plannen, zo hou je plannen up-to-date, sluiten ze aan bij de praktijk en zorg je voor ambassadeurs binnen jouw organisatie.

Evaluaties van crises en incidenten beperken zich vaak tot de betrokken teams. Zonde! Deel de lessen van crises en incidenten breed in de organisatie, betrek (juist) ook diegenen die geen actieve rol hadden tijdens de crisissituatie. Betere praktijkvoorbeelden dan een daadwerkelijk incident binnen jouw eigen organisatie zijn er niet.

Met één jaarlijkse oefening ben je er niet. Hou het onderwerp op de agenda en zoek naar manieren die bij jouw organisatie passen.