IT- en data-governance: Het belang voor jouw organisatie - Deel 1

Medewerkers in organisaties kunnen zich soms verliezen in de vraag: ‘Wie is ervan?'. Vooral op C-niveau, daar waar de besluiten genomen worden en de buit wordt verdeeld, kunnen de belangen groot zijn en de gemoederen hoog oplopen. Onduidelijkheid kan jaren voortduren zonder dat een uitkomst wordt gevonden, met langlopende sluimerende en soms ook openlijke conflicten tot gevolg.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het vlak van IT- en data governance in organisaties dienen samen te gaan in een evenwichtige verhouding. Verantwoordelijkheid zonder bevoegdheid is immers ‘niet eerlijk,’ want het is tenslotte de bevoegdheid die het mogelijk maakt om een verantwoordelijkheid te realiseren.

Incentives om medewerkers en managers te bewegen tot gewenst gedrag zijn een belangrijk element van goed organiseren. Een bevoegdheidsverdeling als onderdeel van IT- en data-governance die past bij de belangen van de betrokkenen werkt als zo’n prikkel.

IT- en data-governance omvat het regelen van bevoegdheden zodat baten worden gerealiseerd en conflicten worden voorkomen. Dat laatste betekent dat er een verdeling is van lusten en lasten die door de betrokkenen als fair wordt ervaren. Een goede governance stimuleert gewenst en ontmoedigt ongewenst gedrag. En een ‘slechte’ governance stimuleert gewenst gedrag en ontmoedigt ongewenst gedrag. Fairness, of de perceptie daarvan, is hier het criterium. Als in de ogen van betrokkenen de verkeerde er ‘met de buit vandoor gaat’ is dat een bron van conflict en underperformance van de organisatie.

Als de match ontbreekt zal degene die zich tekort gedaan voelt namelijk geneigd zijn toch de eigen weg te volgen. Dat betekent dat men zich niet aan genomen besluiten zal conformeren en zelfs eigenmachtig buiten de formele structuur om besluiten kan gaan nemen die los staan van bestaande afspraken en deze ondermijnen. Een bekend voorbeeld is het voorkomen van schaduw IT bij organisaties met een gecentraliseerde IT functie. Een ander voorbeeld is de situatie waarin eveneens bij gecentraliseerde IT de business wel eisen mag stellen (lees: geld uitgeven) maar niet verantwoordelijk is voor budgetoverschrijdingen.

Er zijn verschillende redenen waarom een heldere taak- en bevoegdheidsverdeling als onderdeel van IT- en data-governance niet van de grond komt. De drang naar kale positiemacht kan belemmerend werken voor het afstaan van bevoegdheden daar waar dat gelet op de configuratie van belangen wel logisch zou zijn. Positiemacht is vaak gekoppeld aan een bepaald salarisniveau, wat een extra belemmering kan opleveren. Het diffuus laten van een verantwoordelijkheidsverdeling kan ook voordelen hebben. Als het ergens mis gaat is het immers lastig om een verantwoordelijke aan te wijzen. Bovendien levert een zekere mate van onduidelijkheid ook onderhandelingsruimte op (men heeft wat weg te geven of wat toe geven als beloning voor ander gewenst gedrag) wat in het geheel van een samenwerking soms voordelig kan zijn.

Een tot op zekere hoogte gedeelde (collectieve) verantwoordelijkheid kan ook een bewust ontwerp zijn, bijvoorbeeld als men gezamenlijk leergedrag wil bevorderen en finger pointing wil vermijden.

Hoe dan ook zal men ook dan maar beter voorzien in een mechanisme om definitief knopen door te hakken in de vorm van een eindverantwoordelijke met een helder mandaat.

Een belangrijke potentiële oorzaak van onduidelijkheid bij IT- en data-governance is de toename van rollen die we waarnemen op C-niveau in combinatie met centrale specialisatie (op zich al een governance-keuze...).

Als men op corporate niveau C-functies verder afsplitst ontstaan exponentieel meer afbakeningsproblemen en overlegsituaties over doelen en de inzet van mensen en middelen en daarmee potentiële bronnen van conflict. Dit is hét centrale governance probleem rond centrale/-decentrale functies in het algemeen en IV in het bijzonder in organisaties.

Voor IV bijvoorbeeld; welke bevoegdheid krijgt een CIO voor systemen voor Informatievoorziening die consequenties hebben voor de producten en productverantwoordelijkheid van business managers en waarom is het fair dat de CIO die bevoegdheden krijgt?

Krijgt een CDO ook bevoegdheden voor data in decentrale units die alleen of vooral voor deze units van belang zijn en waarom is dat fair?

Het risico van verregaande afsplitsing van C-functies is dat de organisatie wordt verlamd en niet meer in staat is om besluiten te nemen. Hoe dan ook gaat het vinden van een antwoord op de vraag ‘Wie is ervan?’ of ‘Waar ben ik van?’ veel tijd en energie kosten.

Zorg dus voor een goede IT- en data-governance voor een verdeling van bevoegdheden die als fair wordt ervaren. Doe dat om effectief gedrag te bevorderen en underperformance en conflicten te voorkomen.