IT-afdeling, bent u er nog?

Een belangrijke stap die een IT-afdeling moet nemen is ervoor zorgen dat ze relevant blijven en daarvoor is meer flexibiliteit en samenwerking nodig.
Een cruciale stap om de digitalisering samen bij te houden, is het intensiveren van de samenwerking tussen de business en IT. Traditioneel worden deze twee afdelingen vaak gezien als gescheiden entiteiten met verschillende doelen en prioriteiten. Echter, door nauwer samen te werken en op onderdelen te integreren, kunnen organisaties de volledige potentie van technologie benutten om hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Het intensiveren van de samenwerking begint al door elkaars wereld beter te leren begrijpen. Loop bijvoorbeeld eens een paar dagen met elkaar mee.
Daarnaast kan het een goede stap zijn om cross-functionele teams op te richten. In deze teams zitten zowel leden van de business als de IT. Door multidisciplinair samen te werken kunnen medewerkers van verschillende afdelingen hun expertise bundelen en gezamenlijk werken aan het vinden van oplossingen die zowel technologisch haalbaar als waardevol voor de business zijn.

Bij echt intensiever samen te werken hoort ook het vaststellen van gedeelde doelstellingen en prioriteiten. Dit zorgt ervoor dat technologische initiatieven in lijn zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit helpt om te voorkomen dat IT-projecten los komen te staan van de werkelijke behoeften van de business, en zorgt ervoor dat de effectiviteit en relevantie van IT-oplossingen worden vergroot. 

Dit alles klinkt dan wellicht mooi, maar de IT-afdeling heeft vaak al de uitdaging om de Basis op Orde te brengen. Hoe kun je als afdeling er dan voor zorgen dat je al die innovaties kan bijbenen?

Dat begint met het herijken van wat de Basis op Orde is. Vaak wordt de Basis op Orde gezien als grip hebben op de werkzaamheden door procedureel te werken. Waardegedreven werken vraagt deels een andere manier van werken. Probeer dus niet in de valkuil te stappen om procedureel werken en waardegedreven werken los te koppelen van elkaar. Het vraagt om een herijkte Basis op Orde.

Om dat te bereiken kun je, als IT-afdeling, op verschillende onderdelen winst halen. De belangrijkste drie heb ik hieronder beschreven.

In een dynamische digitale omgeving is het essentieel dat ook de IT-afdeling voortdurend de strategie herijkt. Dit is niet meer iets wat je één keer per jaar doet. Door de ontwikkelingen in de markt te volgen en de samenwerking met de business te intensiveren is veel sneller duidelijk waar de bedrijfsbehoeften liggen en kun je daar sneller op anticiperen.

Om als IT-afdeling niet het gevoel te krijgen om naar de grillen van de business te opereren, maar juist als partners aan de slag te gaan kun je ervoor kiezen om verschillende beleidsvormen op te stellen.

Beleid is noodzakelijk, daarin is opgenomen wat voor de IT-afdeling echt nodig is om te kunnen opereren en de dagelijkse activiteiten uit te kunnen voeren. Stel daarnaast een innovatief beleid op. Hoe ga je als IT-afdeling om met innovaties en welke randvoorwaarden zijn daarbij van toepassing? Denk daarbij ook aan randvoorwaarden ten aanzien van privacy, security en experimentele toepassingen. Het opstellen van beleid houdt echter niet in dat je alles stap voor stap opschrijft.
Het gaat om het opstellen van richtlijnen waardoor je sneller kunt anticiperen op veranderingen en daarmee sneller waarde kunt toevoegen.

‘Traditionele’ IT-organisaties zijn vaak gericht op het volgen van procedures en het handhaven van bestaande systemen, in plaats van zich te concentreren op het leveren van echte waarde aan de organisatie. Dit is vaak ontstaan om meer grip te krijgen op de werkzaamheden en om een uniforme werkwijze te hanteren. Echter kan de nodige creativiteit en eigenaarschap verloren gaan door elke puntkomma te beschrijven.

Door uit de procedure te komen en waardegedreven te gaan werken, kunnen IT-afdelingen beter inspelen op de behoeften van de organisatie en effectiever bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie.
Dit houdt niet in dat je alle procedures moet loslaten, maar bepaalt wat “Just Enough is” om waardegedreven te kunnen werken.
Om meer waardegedreven te werken kun je de volgende onderdelen oppakken:

• Begrijp de bedrijfsdoelstelling
  Door de bedrijfsdoelstellingen te begrijpen en vervolgens de vertaalslag te kunnen maken naar wat dat voor de IT/IV betekend is essentieel.
• Prioriteiten stellen op basis van businesswaarde
  Identificeer de projecten en initiatieven die de meeste waarde voor de organisatie toevoegen, daar richt je je in eerste instantie op. Hiervoor is, zoals eerder beschreven een nauwe samenwerking met de business nodig.
• Meetbare doelen
  Stel meetbare doelen op die gerelateerd zijn aan de bedrijfsdoelstellingen. Dit kan bijvoorbeeld het verminderen van de tijd die nodig is voor bepaalde processen, het verhogen van de klanttevredenheid of het verbeteren van de operationele efficiëntie zijn.
• Werk in iteraties
  Door in korte iteraties te werken, kun je sneller feedback krijgen van jouw stakeholders en indien nodig tijdig bijsturen en aanpassingen maken.
• Investeer in vaardigheden en technologieën
• Zorg ervoor dat de IT-afdeling beschikt over de juiste vaardigheden en technologieën om waarde toe te voegen aan de organisatie. Dit kan betekenen dat je investeert in training voor medewerkers en het evalueren en implementeren van nieuwe technologieën die de bedrijfsdoelstellingen ondersteunen.
• Communiceren
  Communiceer o.a. over de waarde die met het project wordt/is toegevoegd, eventuele veranderingen die het project met zich meebrengt om zo de adoptie te verhogen en over projecten die op de roadmap staan.

Als IT-afdeling is het, zoals eerder beschreven, belangrijk om flexibel te zijn. Dit houdt ook in, dat je IT-landschap flexibel is opgebouwd. Zorg er dus voor dat er een basis infrastructuur is waar de reguliere dienstverlening op draait en dat er een infrastructuur is waarbij je kunt op- en afschalen, om zo innovatie en experimenteren van nieuwe toepassingen mogelijk te maken. En dat vraagt ook om een nauwere samenwerking met de IT-leveranciers.

De uitdagingen waarmee IT-afdelingen worden geconfronteerd in het bijhouden van de digitalisering zijn complex en divers. Het begint wat mij betreft bij een intensievere samenwerking t.b.v. van waardecreatie, zodat je elkaar beter gaat begrijpen en elkaars belang inziet. Voeg daar meer waardegedrevenheid en flexibiliteit aan toe én dan staat de IT-afdeling er voor de business straks ook nog.

Heb je het idee dat jouw IT organisatie de verandering niet meer kan bijbenen? Of staat jouw organisatie aan de vooravond van het inrichten van een regieorganisatie, sourcing strategie of een andere grote verandering en je wil graag meer informatie? Neem dan contact met mij op Jessica Drake Wetsteijn via jessica.drake@vka.nl.