Inrichten van ketensamenwerking en sturing van het heffingenproces bij AFM
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) is het heffingenproces aan het optimaliseren en digitaliseren. Er is door Highberg een advies opgesteld en volgende stap is het implementeren. Dit betekent het inrichten van afdelings-overstijgende (keten)samenwerking met effectieve besturing en overleg structuur, het communiceren van de verandering en het meenemen van de organisatie.
J. van Dorp - Hoofd Planning, Control & Financiën
"Samen met Highberg hebben we resultaat geboekt op het uitwerken van de aanpak van het proces, de rollen, overlegstructuren en het creëren van draagvlak. Maar nu moeten we het zelf gaan doen en de resultaten behalen."
Klantvraag
"Help ons de proces regisseur en kwaliteitsmanager ‘up and running’ en effectief te krijgen in het implementeren van de beoogde organisatie van het heffingenproces. Op die manier dat er eigenaarschap ontstaat en genomen wordt door de betrokken afdelingen in het door- ontwikkelen naar een professionele en lerende keten."
Aanpak
In samenwerking met de procesmanager hebben we op een Agile werkwijze in sprints van 4 weken deze verschillende onderdelen opgeleverd:
Veranderverhaal opstellen en jaarplanning visueel maken
Procesrollen inrichten en ketenverantwoordelijkheden communiceren
Overlegstructuur, agenda en werkafspraken bepalen
Bepalen proces KPI’s en rapportage behoeften
Tijdens sprint reviews is bij verschillende hoofden en managers input opgehaald. Daarnaast is de inrichting van rapportages ondersteund door Highberg.
Resultaten
Het project heeft bijgedragen aan het voorbereiden van de formele inrichting van het proces. Volgens het principe voordoen-meedoen-zelf doen, is de afdeling nu klaar om de laatste stap zelf te doen. Dit betekent starten met de nieuwe structuur en rollen. Resultaat van deze opdracht was:
Ambassadeurs van heffingen bepaald; afdelingen hebben contactpersonen aangedragen waardoor er minder tijd wordt besteed aan het zoeken van de juiste persoon.
Draagvlak gecreëerd; door het communiceren van het veranderverhaal snappen afdelingen hun rol en willen zij hun bijdrage leveren.
Rollen zijn geformaliseerd in werkafspraken, waardoor duidelijk is wie waar verantwoordelijk voor is waardoor de keten efficiënter kan werken.
Overlegstructuur en agenda bepaald, hiermee kan sturing op het proces effectief plaatsvinden.
Methode opgezet waarin de regiegroep effectief kan samenwerken en verbeteren; door digitaal en op één plek te communiceren vergroot het leervermogen en zijn medewerkers minder tijd kwijt aan zoeken.
Proces KPI’s zijn bepaald waardoor de prestatie dialoog gevoerd kan worden.
