Hoe zit het met persoonsgegevens van sollicitanten?

Het is nu echt noodzakelijk om de bewaartermijnen goed in de gaten te houden en de toestemming voor het bewaren van de persoonsgegevens goed te registreren. Als je niet expliciet om toestemming hebt gevraagd, is het van belang dat je de gegevens van kandidaten tijdig uit de systemen verwijdert.

Alle informatie over een natuurlijk persoon. Dit kunnen gegevens zijn waarbij het direct duidelijk is om wie het gaat, zoals de naam van de persoon. Maar ook gegevens die alleen in een bepaalde context verraden om wie het gaat. Bij een sollicitatieprocedure zijn het in de eerste plaats de sollicitatiebrief en het cv. Daarnaast zullen tijdens een sollicitatiegesprek door de interviewers aantekeningen worden gemaakt en kunnen bijvoorbeeld een screening of assessment onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Al deze zaken zijn voorbeelden van persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie.

Wat is de bewaartermijn van sollicitatiegegevens?

In de AVG staan geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. Een van de privacy principes uit de AVG is opslagbeperking. Dit betekent dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is voor het realiseren van het doel van de verwerking. Daarnaast geeft de Autoriteit Persoonsgegevens de volgende richtlijnen voor het bewaren van sollicitatiegegevens:

• “Indien een sollicitant niet wordt aangenomen, dienen de persoonsgegevens van de sollicitant uiterlijk vier weken na het verstrijken van de sollicitatieprocedure te worden verwijderd.
• Wanneer je de gegevens van een sollicitant langer wilt bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt, kun je een sollicitant om toestemming vragen om de gegevens langer te bewaren. Dit mag dan maximaal 1 jaar, waarna je als je de gegevens langer wilt bewaren opnieuw om toestemming moet vragen.”

Voor het verwerken van persoonsgegevens moet je je onder andere kunnen baseren op een van de zes wettelijke grondslagen. Voor al deze grondslagen geldt dat je aan bepaalde vereisten moet voldoen. Eén van die grondslagen is ‘toestemming’. Volgens de AVG moet de toestemming aan een aantal vereisten voldoen:

• Vrijelijk gegeven: iemand moet toestemming vrij geven, je mag iemand niet onder druk zetten om toestemming te geven.
• Ondubbelzinnig: er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling door de sollicitant. Je mag hierbij niet uitgaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Het moet volstrekt helder zijn dat er toestemming is verleend.
• Geïnformeerd: je moet de sollicitant informeren over de verwerking van persoonsgegevens.
• Specifiek: de toestemming moet steeds gelden voor een specifieke verwerking en een specifiek doel. Je moet de sollicitant ook vooraf informeren over deze doeleinden.
• Aantonen/verantwoordingsplicht: je moet aan kunnen tonen dat je toestemming hebt verkrijgen in overeenstemming met de door de AVG gestelde vereisten.

Als de bewaartermijn van de persoonsgegevens voorbij is of de gegevens zijn niet meer noodzakelijk is het tijd om de persoonsgegevens te vernietigen. Denk niet alleen aan je systemen maar ook aan je e-mail en harde schijven. Let ook goed op de manier van vernietigen en ga zorgvuldig om met de gegevens.

• Breng het wervings- en selectieproces in kaart, maak hierbij inzichtelijk welke gegevens worden uitgevraagd van een kandidaat. Vraag je hierbij af, hebben we al deze gegevens nodig voor het sollicitatieproces?
• Sla de gegevens van de kandidaten op zo min mogelijk plaatsen op, werk bijvoorbeeld met links naar het bron document.
• Zorg voor aantoonbare toestemming van de kandidaten als je de gegevens in portefeuille wil houden. Aantoonbare toestemming is bijvoorbeeld schriftelijke toestemming die je kunt opslaan in het dossier.
• Label de gegevens met bewaartermijnen, zodat je ze tijdig kunt vernietigen.