Grip krijgen en behouden op de cloudkosten

Door Wilfred van der Schaaf

Steeds meer organisaties maken gebruik van de cloud. De kosten voor de cloud zijn de afgelopen jaren toegenomen en stijgen steeds verder. Naast de voordelen van de cloud zoals schaalbaarheid en flexibiliteit, wordt de beoogde besparing op de ICT-kosten ook vaak genoemd. Dat door de overgang naar de cloud de kosten dalen en/of dat de kosten beter aansluiten bij de vraag is echter geen vanzelfsprekende zekerheid. Dat de kosten ongewenst uit de hand lopen, is wel een reëel risico. Grip krijgen op de cloudkosten dient daarom wat mij betreft prioriteit te krijgen.

Cloudkosten onder controle: Tips voor efficiënt beheer en kostenoptimalisatie

In dit geval bedoel ik de onnodige, niet geplande kostengroei, waar geen directe meerwaarde (‘business value’) tegenover staat. Uiteraard kunnen er meer kosten worden gemaakt als gevolg van een toename in bijvoorbeeld de ICT-beveiliging en de service/kwaliteit van de geleverde clouddiensten. Het gaat mij echter om de kosten die niet leiden tot business value. Oftewel, kosten voor de cloud, die verdampen in de lucht.

Je laat je lampen in huis ook niet dag en nacht aan staan

De vraag is hoe je grip krijgt op de ICT-kosten van de cloud. Het beheren van de cloudkosten is makkelijker gezegd dan gedaan. De cloud wordt vaak omschreven met de metafoor “ICT als stroom uit de muur”. De volgende logische stap is dat de cloud op een efficiënte(re) manier wordt gebruikt. Om de analogie van stroom door te trekken; je laat je lampen in huis ook niet dag en nacht aan staan, dus waarom zou je bepaalde cloudvoorzieningen in de lucht houden terwijl er geen gebruik van wordt gemaakt? Bijvoorbeeld in het geval van test- en ontwikkelomgevingen; dergelijke omgevingen zijn waarschijnlijk niet het gehele jaar nodig.

Bij vrijwel iedere organisatie komt het voor dat er meer of minder vraag is ten opzichte van waarop is gerekend qua levering (aanbod) van ICT. Bij on-premise ICT of bij bijvoorbeeld dedicated hardware in het datacenter van de leverancier, daar waar de kosten sterk gerelateerd zijn aan de afschrijving, is hier lastig op te sturen. Althans, op de korte termijn. De cloud maakt het in een ideale ICT-wereld juist wel mogelijk vraag en levering op elkaar aan te laten sluiten op korte termijn; afhankelijk van het prijsmodel dat wordt toegepast. Dit kan op maandelijks niveau, maar ook al bijvoorbeeld op dag, uur of andere eenheden. Ik zie bij organisaties de flexibele schaalbaarheid van de cloud niet altijd toegepast worden. Er wordt vaak (onbewust) meer ICT ‘ingekocht’ dan er feitelijk nodig is. Of de benodigde hoeveelheid cloudservices worden niet afgeschaald, als gevolg van een (tijdelijke) vermindering van de vraag. Dit leidt tot onnodige kosten.

Tips voor verkrijgen van grip op de cloudkosten

Bij het afnemen van clouddiensten moet een organisatie goed nadenken over het behouden van grip op de kosten. De cloud kan ICT-kostenbesparingen opleveren, zodra je goed begrijpt hoe de kostenstructuur werkt en hier maatregelen voor inricht in de organisatie. Nieuwe prijsmodellen en diensten vanuit de cloudleveranciers, zoals ‘on demand / reserved pricing en ‘cloudcontainers’, dragen bij aan het verkrijgen van grip op de kosten en zijn een goede ontwikkeling. Het niet goed kunnen managen van de vraag naar clouddiensten en geen grip hebben op de kosten, resulteert in kosten voor ICT waar feitelijk geen gebruik van wordt gemaakt. De voordelen van schaalbaarheid en flexibiliteit zijn dan minder nadrukkelijk aanwezig, door de onnodige kosten die worden gemaakt.

Om de onnodige kosten te vermijden, vraagt dit continu inzicht en controle op gebruik en kosten van clouddiensten. Hoe realiseer je dit? Hieronder vier tips die kunnen bijdragen aan het verkrijgen van grip op de cloudkosten.

Tip 1: Maak gebruik van cloud beheertools.
Dergelijke tools bieden overzicht wat betreft ongebruikte cloudvoorzieningen, over de gehele (hybride) cloud omgeving (private en public clouds). Deze tools bieden functionaliteiten van simpele monitoring (bijvoorbeeld in ‘real-time’) naar automatisering en automatische optimalisering.

Tip 2: Formeer een centraal ‘cloud team’.
Kostenoptimalisatie dient een van de kerntaken te zijn van een dergelijk team. Een centraal cloud team vermindert de risico’s die kunnen ontstaan door de mogelijkheid van decentrale aanschaf en gebruik van cloudvoorzieningen.

Tip 3: Werk systematisch bij het optimaliseren van het gebruik van de cloud.
De verrekening van de cloudkosten is complex; door verschillende prijsmodellen, veranderende prijzen, et cetera. Dit vraagt om een systematische benadering voor het behouden van grip op de ICT-kosten, bestaande uit de volgende stappen:

  1. Analyseer de vraag naar cloudvoorzieningen.
  2. Monitor de daadwerkelijke cloudkosten c.q. het daadwerkelijke cloud gebruik. Analyseer of er afwijkingen zijn of dreigen te ontstaan ten opzichte van de voorspelling / het vastgestelde budget.
  3. Onderneem actie op cloudvoorzieningen die ongebruikt zijn en blijven.
  4. Verbeter het proces van monitoren en optimaliseren van het cloudverbuik, op basis van opgedane lessen.

Tip 4: Past het optimale prijsmodel toe.
Soms is een keuze in on demand of reserved intances/pricing mogelijk. Maak hierbij een keuze op basis van te verwachten gebruik van de cloudvoorzieningen.

Gerelateerde insights

divider