Digitale transformatie inzichtelijk maken met behulp van simulatiemodellen
Het voorspellen van de concrete impact van een digitale transformatie op een organisatie is een complexe uitdaging. Het startpunt is vaak een plan dat richting geeft aan initiatieven om organisatiedoelen te behalen. Maar hoe beïnvloedt deze transformatie onze operationele efficiëntie? Welke knelpunten ontstaan er tijdens de implementatie? En misschien wel de meest belangrijke vraag: 'Wat levert het de organisatie op?'. Hoewel deze vragen in abstracte termen kunnen worden beantwoord (bijvoorbeeld: ‘efficiëntere processen’), is het moeilijker om dergelijke claims met specifieke resultaten te onderbouwen. We zien vaak in de praktijk dat simulatiemodellen hiervoor een doeltreffende, maar weinig gekozen oplossing is. Deze modellen maken het mogelijk om vooraf te testen en te analyseren, waardoor organisaties beter voorbereid zijn op de uitvoering van een digitale transformatie.
Wat zijn simulatiemodellen
Simulatiemodellen zijn virtuele representaties van de werkelijkheid, zoals een proces of organisatie. Ze maken het mogelijk om veranderingen door te voeren, de impact daarvan te analyseren en verschillende scenario’s te evalueren zonder de risico’s die daadwerkelijk implementeren met zich meebrengt. Het doel van simulatiemodellen is om systemen en complexe interacties beter te begrijpen en knelpunten te identificeren. Bijvoorbeeld binnen een zorginstelling kan data uit de afgelopen jaren en de expertise van de organisatie worden gebruikt om een virtuele representatie te maken van de afdelingen en onder andere hun gebruik van gedeelde capaciteit. Door middel van dit model kunnen beleidsaanpassingen worden getest, zodat de verwachte effecten op de organisatie en het zorgproces in kaart worden gebracht.
Draagvlak creëren bij stakeholders
Een grote uitdaging bij digitale transformatie is het gebrek aan draagvlak onder stakeholders door onzekerheid over bijvoorbeeld resultaten en kosten. Deze onzekerheid leidt tot complexe vraagstukken, waarvan de opheldering het besluitvormingsproces kan vertragen. Daarom is het essentieel om stakeholders vanaf het begin te betrekken en hen te voorzien van duidelijke, data-gedreven inzichten, waarbij simulatiemodellen kunnen ondersteunen.
Ten eerste helpen simulatiemodellen om ingewikkelde processen en de onderlinge afhankelijkheden binnen digitale strategie beter te begrijpen. Bij het uitrollen van een nieuw planningsysteem in een zorginstelling kan een simulatiemodel helpen door de interacties tussen processen, medewerkers en afdelingen inzichtelijk te maken. Hierdoor kan worden voorspeld waar weerstand kan ontstaan, bijvoorbeeld door een toename in werklast of aanpassingen in werkwijzen. Deze inzichten maken het mogelijk om gericht maatregelen te nemen en het uitrolproces soepeler te laten verlopen.
Daarnaast ligt de kracht van simulatiemodellen ook in de mogelijkheid om verschillende ‘wat-als’ scenario’s te kunnen evalueren. Hierdoor kunnen de zorgen van stakeholders direct worden meegenomen in scenario-analyses. Zo kan hun vertrouwen in de oplossing worden vergroot door abstracte ideeën om te zetten in meetbare uitkomsten.
Systeemafhankelijkheden
Afdeling overstijgende processen raken vaak meerdere IT-systemen, waardoor het lastig is om in te schatten wat de volledige impact van een digitale transformatie zal zijn. Wanneer bijvoorbeeld bij een zorginstelling een afdeling meer patiënten ontvangt dan de capaciteit toelaat, kan dit gevolgen hebben voor de capaciteit van andere afdelingen. Simulatiemodellen kunnen hierbij ondersteunen door inzicht te bieden in de variatie in vraag tussen afdelingen en hoe deze beter op elkaar kan worden afgestemd, zodat middelen efficiënter worden ingezet. Ze kunnen een overzicht creëren van processen, systemen en onderlinge afhankelijkheden. Organisaties kunnen hierdoor beter begrijpen hoe veranderingen doorwerken naar andere afdelingen. Het maakt het mogelijk om meer afdelingsspecifieke belangen en beperkingen mee te nemen in het ontwerpproces.
Inzetbare middelen
Binnen digitale transformaties is het essentieel om zorgvuldig af te wegen hoe middelen worden ingezet, aangezien de benodigde inspanningen vaak aanzienlijk zijn. Hierdoor ontstaat altijd een balans tussen het maximaliseren van waarde en het minimaliseren van bijkomende kosten. Een simulatiemodel helpt bij het in kaart brengen van de extra waarde die kan worden gecreëerd door het inzetten van aanvullende middelen, zoals extra mankracht of servercapaciteit. Het stelt organisaties in staat om verschillende scenario’s door te rekenen en te analyseren hoe diverse allocaties van middelen de uitkomsten beïnvloeden. Dit geeft beleidsmakers en managers de inzichten die nodig zijn om prioriteiten te stellen en weloverwogen keuzes te maken die aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie.
Conclusie
Simulatiemodellen bieden een waardevol hulpmiddel om zicht te bieden op de impact van digitale transformaties. Door digitale representaties van processen en systemen te creëren, helpen deze modellen om complexe interacties en afhankelijkheden beter te begrijpen. Ze bevorderen het draagvlak onder stakeholders door hun zorgen te adresseren in diverse scenario-analyses en verbeteren de efficiënte inzetting van middelen. Zo kunnen organisaties weloverwogen keuzes maken om tot een succesvolle uitvoering van hun digitale strategie te komen.
Bent u benieuwd hoe simulatiemodellen uw organisatie kunnen helpen onzekerheid te verminderen en beter voorbereid te zijn op digitale transformatie? Of hoe ze inzicht bieden in de impact van strategische keuzes voor betere beslissingen? Neem contact met ons op! Onze experts Daan (daan.smits@highberg.com) en Luna (luna.vanvilsteren@highberg.com) helpen u graag met een aanpak op maat die aansluit bij uw doelen.
Gerelateerde Insights
