Data op orde? Verbeter ook je processen

Data is steeds vaker op orde gebracht als gevolg van aandacht voor datamanagement. Er wordt vergeten dat hierdoor verbeteringen te behalen vallen in de primaire en ondersteunende processen met als gevolg minder fouten en hogere effectiviteit. Deze procesverbeteringen zorgen er juist weer voor dat de datakwaliteit toeneemt waardoor sprake is van een zichzelf versterkend effect. Vergeet na het op orde brengen van de data dus niet de processen te verbeteren.

Ik kom bij steeds meer organisaties die serieus bezig zijn met datamanagement. Dit om te voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) maar ook omdat ze op basis van de data hun ambities zoals informatiegestuurd werken kunnen realiseren. Bij het voldoen aan de AVG gaat de aandacht uit naar welke gegevens er bewaard mogen en moeten blijven en wie er toegang heeft tot deze gegevens. Bij informatiegestuurd werken is het vooral de zoektocht naar data waar sturing op plaats kan vinden.

Het gevolg hiervan is dat data steeds vaker op orde is gebracht. Dit wil zeggen: er is geïnventariseerd welke data er aanwezig is binnen de organisatie, omdat hier vaak geen overzicht van is, en vervolgens is het op een geschikte locatie ondergebracht met bijpassende autorisaties. Maar al te vaak zie ik dat vervolgens wordt vergeten om deze op orde gebrachte data ook beter in te zetten in de primaire en ondersteunde processen. Men laat zo een kans voor open doel liggen.

Een voorbeeld hiervan in het primaire proces is het op orde brengen van cliëntendossiers in een zorginstelling. De toegevoegde waarde hiervan wordt veel groter als vervolgens wordt gekeken hoe deze data effectief en efficiënt kan worden ingezet door medewerkers. Welke informatie hebben zij nodig om in specifieke gevallen de cliënt zo goed mogelijk te helpen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat juist deze informatie makkelijk en snel uit het dossier te halen valt?

Een ander voorbeeld is het inzetten van de stuurinformatie. Op basis van deze data kan in ondersteunende processen worden gekeken naar de kwaliteit van het capaciteitsmanagement van medewerkers, of waar in administratieve processen de grootste vertraging op treed. Dit blijkt vaak laaghangend fruit te zijn omdat het weinig tijd kost om verbeteringen te benoemen.

En als op deze manier procesverbeteringen tot stand komen, leidt dit met terugwerkende kracht bovendien tot het verder versterken van de datakwaliteit. Wanneer er minder fouten in processen worden gemaakt en ze effectiever zijn, neemt immers ook de kwaliteit van de data toe. Zo ontstaat een zichzelf versterkend effect.

Wil je weten waar voor jouw organisatie de procesverbetering op basis van data is te behalen, neem dan contact met mij op.