Centraal Boekhuis (CB) stapt over naar een flexibele pensioenregeling

De overstap van pensioenfonds PNO Media naar een flexibele premieregeling bij verzekeraar a.s.r. past bij de organisatie, aldus Peter Paul Spanjaard van CB. De logistieke dienstverlener, met als klanten boekhandels en uitgevers in Nederland en over de grens, heeft een kleine achthonderd medewerkers. Dat zijn voor het merendeel logistiek medewerkers en hun leidinggevenden, maar op de kantoorafdeling werkt ook een flinke groep financiële, commerciële en IT-collega’s. Een behoorlijk gevarieerd gezelschap, waarvan functies, ervaring, opleidingsniveaus én leeftijden uiteenlopen. En dus ook de wensen voor de pensioenvoorziening. 

Daar hoort meer keuzevrijheid bij, vond Spanjaard toen hij met zijn team een paar jaar geleden vooruitblikte op het nieuwe pensioenstelsel. ‘Bij PNO zaten we comfortabel. Maar omdat we tóch een beweging moesten maken vanwege de nieuwe pensioenwet, was dit het moment om de pensioenregeling te heroverwegen. Onze conclusie was: laten we die flexibeler insteken, zodat medewerkers zelf meer keuzes kunnen gaan maken.’ Uit eerdere medewerkerstevredenheidsonderzoeken was ook gebleken dat zij flexibiliteit in de arbeidsvoorwaarden belangrijk vinden.

Meer keuzes dus, maar wel binnen bepaalde normen en vooropgesteld dat er een solide basisregeling is. Want niet alle medewerkers zullen zin hebben zich in de verschillende pensioenopties te verdiepen. Een voorbeeld van zo’n keuzemogelijkheid is het risicoprofiel voor de beleggingen, van defensief naar offensief. Spanjaard: ‘Jongere medewerkers zullen vaak wat meer risico kunnen of willen lopen, terwijl de groep medewerkers die vlak voor het pensioen zit mogelijk eerder een defensief profiel zal kiezen. De standaardkeuze zit mooi in het midden.’

Alle beslissingen over de nieuwe regeling zijn genomen in samenspraak met de ondernemingsraad. HR en OR bepaalden eerst wat ze precies wilden en daarna werd gekeken welke partij daar het beste aanbod bij had. Dat bleek a.s.r. ‘Ik ben ontzettend trots op hoe het proces verliep’, aldus Spanjaard. ‘De OR heeft er heel veel tijd, enthousiasme en energie in gestoken. Fantastisch hoe de OR-leden zich in dit onderwerp hebben verdiept. Zeker anderhalf jaar zijn we er intensief en constructief mee bezig geweest.’ Tijdens de maandelijkse bijeenkomsten werd HR bijgestaan door BexerHamstra, inmiddels Highberg. De OR had zijn eigen onafhankelijke adviseur, waarmee ook aparte kennis- en overlegsessies werden belegd.

Spanjaard: ‘Bij nieuwe onderwerpen hebben we steeds gekeken: wat is sec in het belang van de medewerkers, wat is het belang van de onderneming, en wat zijn de mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe regeling? Zo hebben we ervoor gezorgd dat steeds alle belangen werden gewogen en over die balans hebben we ook openlijk gesproken. Dat was een mooi traject, waarbij alle kwetsbaarheden op tafel kwamen.’ Waren er ook lastige momenten gedurende dat proces? ‘Nee, de sfeer was gedurende het hele traject open en eerlijk’, zegt Spanjaard, ‘We hebben altijd hetzelfde hoofddoel voor ogen gehouden, namelijk een goede pensioenregeling voor onze collega’s. Daardoor is het nooit echt spannend geworden. Ik kijk met trots terug op het proces en de inzet van alle betrokken collega’s.’

Hoe verliep de communicatie met de medewerkers? In de zomer van 2024 werden zij alvast ingelicht met enkele opvolgende nieuwsbrieven, e-mailcommunicatie en berichten op intranet. Vlak nadat de nieuwe regeling per 1 januari dit jaar is ingegaan, is de hele groep vervolgens geïnformeerd in het bedrijfsrestaurant, tijdens verschillende sessies die afwisselend werden verzorgd door Spanjaard zelf, Highberg en a.s.r. Aparte sessies waren er daarna voor Engelstalige medewerkers en de groep die pal tegen zijn pensioen aan zit.

De reacties waren overwegend positief, aldus Spanjaard. ‘Ik was er op voorhand wel een beetje onzeker over. Het is toch een groot en belangrijk onderwerp dat mensen direct in hun portemonnee raakt, persoonlijker wordt het niet. En ‘pensioen’ wordt als heel ingewikkeld ervaren.’ Natuurlijk hadden medewerkers ook vragen en leidde de verandering soms tot onrust of onzekerheid, maar die hebben de HR-collega’s zo goed als mogelijk weggenomen. ‘Er werd over het algemeen positief gereageerd. Men wist al wel dat er iets aan het pensioen moest gebeuren en het gevoel overheerste: het zal goed geregeld zijn.’ Dat vertrouwen is ook te danken aan goed werkgeverschap, denkt Spanjaard.

Pensioenconsultant Elize Vos van Highberg speelde in het hele traject een belangrijke rol die Spanjaard er graag nog even uitlicht. ‘Zij heeft ons er echt doorheen geholpen, met haar kennis, ervaring en het vertrouwen dat zij uitstraalt. Elize was in gesprekken altijd open en transparant. Haar rol was cruciaal bij het slagen van dit project.’

Is het nu klaar? Dat niet, zegt de HR-directeur. ‘Ik ben nog steeds een groot deel van mijn tijd bezig met pensioen’. Afgezien van het inregelen van de compensatieregeling die straks ook goed op de salarisstrook moet komen, moeten organisatie en medewerkers de administraties precies op elkaar afstemmen. ‘Elke verandering heeft zijn tijd nodig’, aldus Spanjaard. De grootste klus die nog geklaard moet worden, is de collectieve waardeoverdracht. In de loop van 2025 wordt medewerkers gevraagd aan te geven of ze hun eerder opgebouwde pensioenpotje bij PNO Media willen overhevelen naar de nieuwe regeling bij a.s.r.