Casestudy Rijksoverheidsorganisatie: Verantwoording en transparantie in balans

Highberg heeft deze organisatie ondersteund met een methodiek die recht doet aan de eisen uit wet- en regelgeving én aan de realiteit van de werkvloer. De inzet vond plaats in een politiek-bestuurlijke context waarin ook mediadruk en maatschappelijke gevoeligheden meespeelden. Specifieke aandacht ging uit naar medewerkers op schaal 14 en hoger, vanwege hun rol in beleidsvoorbereiding en besluitvorming.

In samenwerking met de betrokken directies en de bestuursraad zijn processen ingericht voor het ophalen, verwerken en delen van relevante informatie. Daarbij werd expliciet gestuurd op de balans tussen transparantie (zoals vereist door Woo en Archiefwet) en bescherming van persoonsgegevens conform de AVG. Highberg heeft een integrale leidraad ontwikkeld waarin deze kaders praktisch zijn uitgewerkt.

Om medewerkers goed te ondersteunen, zijn intakeformulieren, procesinstructies en presentaties ontwikkeld. Daarnaast zijn persoonlijke sessies georganiseerd waarin medewerkers direct geholpen werden bij het uitlezen van bijvoorbeeld telefoons en het selecteren van informatie. In een speciaal ontwikkelde tool werd de informatie vervolgens inzichtelijk gemaakt, besproken en waar nodig aangepast. Deze pragmatische aanpak maakte het mogelijk om snel, zorgvuldig en met oog voor de werkdruk te handelen. In evaluaties werd de aanpak gewaardeerd met een 9.

Door inzet van AI – inclusief een algoritmetoets – kon alle verzamelde informatie centraal worden gestructureerd en automatisch ontdubbeld. Dit resulteerde in een reductie van 35% van de dataset, wat dubbel werk voorkwam en de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de informatie sterk vergrootte.

Het resultaat is een werkwijze waarmee de organisatie in staat is om te voldoen aan alle huidige en toekomstige verantwoordingsverplichtingen. De beschikbare dataset is duurzaam toegankelijk, juridisch houdbaar en praktisch inzetbaar. Tegelijkertijd is rust en duidelijkheid gecreëerd bij medewerkers over wat van hen verwacht wordt – een noodzakelijke voorwaarde voor professionele en integere beleidsuitvoering.

Rijksorganisaties doen er goed aan hier voorbeeld van te nemen en hun transparantie en verantwoordingsvraagstukken serieus aan te pakken.

Neem dan contact op met Bjorn Cordia.