Business agility is geen one-man show

In onze transformaties zien we dat er veel aandacht uitgaat naar het vergroten van de ‘Business Agility’ van de klant. Business Agility is het vermogen van een organisatie om snel in te spelen op marktontwikkelingen en veranderende klantbehoeften, om zo continu een concurrentievoordeel te behouden. Dit vereist het vermogen om snel ideeën te genereren, valideren en bij te sturen. Vaak betekent dit het verbeteren van de strategie-executie, het verkorten van time-to-market en het intensiveren van de samenwerking tussen operations en development.

Onze ervaring leert dat deze reis veel aandacht vraagt van de klant. Maar we mogen niet onderschatten dat organisaties tegenwoordig zelden op zichzelf staan. Ze maken vaak deel uit van een keten of zijn afhankelijk van één of meerdere leveranciers. Dat roept de vraag op: zijn organisaties wel écht wendbaar als ze hun leveranciers niet meenemen in hun transformatie? Of anders gezegd: als je één schakel in een keten versterkt, wordt de hele keten dan sterker?

Wij denken van niet. Wanneer je je oude klant-leverancierrelatie behoudt terwijl je de organisatie verandert, werkt die relatie uiteindelijk tegen in je ambitie om Business Agility te bereiken. Het wordt dan een anker in je transformatie.

De ideale situatie is dat de organisatie periodiek met haar leveranciers vooruitkijkt, samen plant wat nodig is, en waar mogelijk resources en ervaringen uitwisselt om kennis te vergroten en collectief sterker te staan. Deze situatie is echter complex en niet elke leverancier is geschikt voor zo’n samenwerking. Daarom geven we je in dit artikel vijf eenvoudige manieren om de samenwerking met je leverancier te versterken. Zie het als een groeimodel of als handvatten om afspraken te maken met nieuwe leveranciers.

Wat misschien als een kleine stap lijkt, is een grote verandering in traditionele contractrelaties tussen klant en leverancier. Veel van deze relaties zijn contractueel vastgelegd, waarbij Service Level Agreements (SLA's) vaak belangrijker zijn dan communicatie. Hierdoor is er weinig ruimte voor echte samenwerking.

Volgens het derde principe van het Agile Manifesto – "Customer Collaboration over Contract Negotiation" – willen we die samenwerking juist aanwakkeren door het gesprek te starten. Eenvoudige verbeteringen, zoals inzicht in de beschikbaarheid van ontwikkelaars, geplande onderhoudsmomenten en releases, of het verschuiven van deadlines, zijn directe resultaten van open communicatie. We zien bij klanten dat dit soort simpele oplossingen snel resultaat opleveren, en adviseren dan ook om hier direct mee te beginnen. Deze aanpak is toepasbaar bij elke leverancier, maar is vaak voldoende voor leveranciers die slechts af en toe een dienst of product leveren.

Gebrek aan transparantie tussen klant en leverancier kan beperkend zijn. Zeker bij leveranciers die regelmatig belangrijke releases doen waarbij ook de klant in actie moet komen. Wanneer het onduidelijk is wanneer zo’n release komt of hoeveel werk het met zich meebrengt, bemoeilijkt dat de planning.

Daarom pleiten we voor transparantie. We mogen aannemen dat beide partijen een roadmap hebben: de klant een gewenste toekomstige situatie, de leverancier zijn product- of dienstontwikkeling. De volgende stap is om deze roadmaps te delen.

Deze praktijk is met name geschikt voor leveranciers met een wisselende service-intensiteit, zoals bijvoorbeeld een recruitmentbureau. Door regelmatig roadmaps te vergelijken, kun je beter inschatten wanneer intensievere samenwerking nodig is. Dit opent ook de deur voor gesprekken over toekomstige samenwerkingen, omdat de leverancier beter zicht krijgt op de koers van de klant en deze in zijn eigen ontwikkeling betrekt (best wel Agile, toch?).

Wanneer de relatie sterker wordt of er veel afhankelijkheden zijn, is alleen het delen van roadmaps niet genoeg meer. Door als leverancier mee te doen aan de kwartaalplanningssessie, kunnen beide partijen beter omgaan met afhankelijkheden en veranderingen.

Door roadmaps te delen en deel te nemen aan kwartaalplanning ontstaat er een gezamenlijke cadans. Zelfs als de leverancier zelf niet Agile werkt met sprints of iteratieve releases, brengen open communicatie en gezamenlijke kwartaalplanning veel waarde.

In de praktijk zien we dat klanten en leveranciers ook tijdens het kwartaal regelmatig samenwerken in werk- of afstemmingsoverleggen. Dit is vooral geschikt bij nauwe samenwerking waarbij de leverancier bijvoorbeeld functionaliteiten ontwikkelt voor een applicatie die de klant gebruikt.

Soms is de relatie al zo volwassen dat klant en leverancier actief werken aan elkaars verbetering. Op basis van vertrouwen en begrip kunnen beide partijen expertise of resources uitwisselen.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Tijdelijke teams die op locatie bij de andere partij werken

• Gezamenlijke sessies om vraagstukken aan te pakken

• Kennisdeling op specifieke thema’s

Deze afspraken versterken de relatie én vormen de eerste stap naar het opbouwen van een leveranciersnetwerk. Dit is vooral relevant voor leveranciers die langdurig en intensief samenwerken, zoals bij platformontwikkeling of structurele sourcing.

Belangrijk is wel dat er een gedeelde visie ontstaat en afspraken worden gemaakt over inzet en verwachtingen. Een roeiboot komt alleen vooruit als iedereen dezelfde kant op roeit.

Tot nu toe keken we naar één-op-éénrelaties tussen klant en leverancier. Maar als we écht alle schakels in de keten willen versterken, moeten we ook horizontale verbindingen leggen. Door leveranciers met elkaar te laten samenwerken, bijvoorbeeld via gezamenlijke planningen, kennisdeling of resource-uitwisseling, kunnen zij elkaar versterken.

Dit biedt niet alleen input, maar ook inzichten om hun eigen processen te verbeteren. Start hiermee wanneer meerdere leveranciers baat kunnen hebben bij samenwerking.

Let op: leveranciers kunnen in eerste instantie huiverig zijn om hun organisatie open te stellen. Zorg dus voor duidelijke doelen en afspraken over samenwerking, en bewaak dat alle partijen bijdragen en niet alleen profiteren.

Business Agility begint bij jouw organisatie, maar wordt versneld door het betrekken van je leveranciers. Misschien concludeer je na het lezen van dit artikel dat niet elke relatie klaar is voor dit soort investeringen – en dat begrijpen wij volledig.

Ons advies: kijk waar je de verschillende praktijken kunt toepassen, en met wie. Start het gesprek en verken de mogelijkheden. Wij horen graag jouw ervaringen en denken graag met je mee op deze weg.