Black-out: Hoe bereid je je voor op een grootschalige stroomstoring?

Naast de welbekende elektrische apparaten, zoals telefoons, computers en TV’s, is er met de beweging ‘van het gas af’ ook in de keuken een nieuwe realiteit ontstaan. Voor veel organisaties geldt hetzelfde sinds corona en daarvoor zijn veel processen gedigitaliseerd. Een verstoring in de stroom heeft dan ook al snel effect op processen die kritisch zijn voor de bedrijfsvoering: zonder dit proces stokt de omzet, zijn er geen klanten en kunnen services niet worden verleend. Broodnodig dus, om hier aandacht aan te besteden. Maar hoe bereid je je voor op een verstoring die zo alomvattend is zonder te verzanden in eindeloze plannen? Onze oplossing is een Lean benadering van Business Continuity Management (BCM).

Lean BCM is een antwoord op de eerdere benaderingen van BCM, waarin we eerst plannen maken voor mogelijke verstoringen en daarna de volgorde oefenen. Lean BCM gaat uit van beginnen met oefenen om ‘laaghangend fruit’ op te lossen, zodat een organisatie vanaf het begin van een BCM-traject al weerbaarder is dan daarvoor. We zien in onze praktijk dat een oefening leidt tot waardevolle discussie, open eindjes blootlegt en het gesprek opent over verantwoordelijkheden. Grootschalige stroomuitval is een goed scenario om met het crisisteam en mogelijk aanvullende teams te oefenen.

Het ‘laaghangende fruit’ van de oefening biedt de basis om maatregelen uit te werken. Een stroomstoring heeft bijvoorbeeld grote gevolgen voor de manier van communiceren; als niemand elkaar meer kan bereiken, waar spreek je dan af? Dit soort ogenschijnlijk simpele afspraken maken, leidt tot duidelijkheid onder medewerkers.

Een andere ‘vrucht’ die we vaak tegenkomen is het nemen van maatregelen omtrent back-up en restore. Met een grootschalige stroomuitval zijn ook lokale back-ups niet meer te achterhalen. Het meervoudig opslaan in verschillende zones is dan ook een best practice die door veel cloudproviders wordt aangeboden. Als data zich niet in de cloud bevindt, is het aan te raden na te gaan of de back-up bijvoorbeeld in het domein van een andere netbeheerder kan worden uitgevoerd binnen Nederland, of indien mogelijk, net over de grens in België of Duitsland.

Uit de oefening kunnen ook verbeteringen voortkomen voor de processen tijdens de verstoring, denk aan het aanstellen van een notulist om documentatie op te bouwen of het afstemmen van escalatielijnen tussen de operationele, tactische en strategische laag. Duidelijke communicatielijnen en -afspraken helpen om in de crisis het juiste mandaat op de juiste plek te hebben. Daardoor blijft snelheid behouden op operationeel niveau en dat is tenslotte waar de oplossing moet plaatsvinden. Tijdens een stroomstoring kan dat zo praktisch zijn als brandstof aanschaffen voor de generator of juist besluiten deze aan een andere organisatie te doneren die dit harder nodig hebben, bijvoorbeeld een ziekenhuis of artsenpost.

De oefening kan ook leiden tot vragen rondom hoe het herstel eruit zou zien. Wat doen we eerst als we beperkte (stroom)capaciteit hebben? De discussie over welk proces voorrang moet krijgen ten opzichte van anderen, is er een die je liever voert in tijden van voorbereiding dan in tijden van crisis. Het risico is dat de discussie onvoldoende diepgaand gevoerd wordt, waardoor toch iets voorrang krijgt wat minder kritiek is. Dat kan grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan processen die met elkaar door applicaties verbonden zijn en het opstarten van een applicatie leidt tot het wissen van data bij een andere applicatie in datzelfde proces. Denk aan centrale databases die aangeroepen worden en bestaande data van interne applicaties bij aanroeping overschrijven. Die situaties zijn te voorkomen door in tijden van kalmte de gesprekken te voeren.

Oefenen is dus een makkelijke (en leuke) manier om snel inzicht te krijgen in de knelpunten van de huidige crisisorganisatie. Het ‘laaghangend fruit’ kan bestaan uit aanpassingen voor de voorbereiding op de verstoring, processen tijdens de verstoring of de herstelwerkzaamheden. Onder het motto ‘niet meer dan nodig’ biedt Lean BCM, ook bij complexe en grootschalige impact zoals een stroomstoring een handzame methode om met uw organisatie tot een hogere weerbaarheid te komen.

Geïnteresseerd om dit scenario eens te oefenen? Neem contact met ons op! We ondersteunen u graag bij uw oefening en de uitwerking van de te nemen maatregelen.

1. Serie Black-Out op NPOstart