Aanbesteding omnichannel leidt tot omni lessen
De koppensnellers en twitteraars waren er weer druk mee, de afgelopen weken. “IT project voor de start al 85% duurder” vat het goed samen en zelfs de rechter vindt het ‘moeilijk te begrijpen’ dat de gemeente kiest voor een inschrijving die zoveel duurder is.
Een aanbesteding om uit te leggen
Wat was het geval (samengevat): gemeente Amsterdam was een aanbesteding gestart voor een omnichannel informatiesysteem. Binnen deze aanbesteding was een van de geschiktheidseisen het overleggen van een vergelijkbare referentie. Offertes van leveranciers die aan de geschiktheidseisen voldeden werden beoordeeld. Daarbij werd 70% van de score bepaald door kwaliteit en 30% door prijs.
Op deze aanbesteding voor het omnichannel informatiesysteem hebben 4 partijen ingeschreven. In de rangschikking werd leverancier Pegamento tweede en Deloitte derde. De inschrijving van de nummer één werd ongeldig verklaard, waardoor Pegamento op pole position stond. Waarom Pegamento boven Deloitte stond? De prijs heeft hier ongetwijfeld mee te maken. Gemeente Amsterdam schatte de kosten op 14 miljoen euro, Pegamento bood 12 en uiteindelijk kreeg Deloitte de klus gegund tegen een bedrag van 26 miljoen.
In diverse media wordt schande gesproken over deze gang van zaken. Maar waarom eigenlijk? Gevoelsmatig wringt het natuurlijk dat de opdracht wordt gegund aan Deloitte, terwijl zij een prijs vragen die zo ver boven de raming ligt.
Pegamento verliest vervolgens het kort geding van gemeente Amsterdam. Maar deze zaak kent meerdere verliezers.
Allereerst Pegamento. Zij verliezen het kort geding doordat zij een fout hebben gemaakt in hun aanbieding: hun referentieopdracht voldeed niet aan de eisen van de gemeente. Conform de aanbestedingsleidraad moest de gemeente de inschrijving van Pegamento terzijde leggen. De gemeente had hierbij conform aanbestedingsregels weinig andere keus.
Dan Deloitte, het is best brutaal als je offerteprijs zo ver boven de raming van de gemeente ligt, terwijl andere leveranciers wel aan dat bedrag leken te kunnen voldoen. Levert dat reparatiewerk aan de reputatie van Deloitte op?
De gemeente is verliezer omdat ze, hoewel ze rechtmatig gehandeld heeft, aan de buitenwereld mag uitleggen waarom de kosten voor het omnichannel systeem zo hoog uitvallen. De Amsterdamse burger is daarbij natuurlijk ook verliezer, omdat het geld niet kan worden besteed aan andere doelen.
Omni lessen van deze aanbesteding
Als aanbestedingsspecialist zie ik in deze casus een aantal lessons learnt:
– De referentie als geschiktheidseis dient als onafhankelijke onderbouwing van de geschiktheid van een aanbieder. Wees als leverancier zorgvuldig in de onderbouwing van je kwaliteit en geef onweerlegbaar aan waarom jouw referentie aan de eisen voldoet. Bij twijfel: zorg voor een betere referentie (ervan uitgaande dat Pegamento deze heeft).
– Als je als gemeente een ‘richtbedrag’ opneemt, maak dan duidelijk wat deze term betekent. In voorliggende casus heeft het richtbedrag geen enkele waarde, want een leverancier die 85% duurder is kan de aanbesteding winnen.
– Als je als gemeente een maximum budget hebt, of in ieder geval niet veel duurder wil uitkomen dan het richtbedrag, zorg dan dat offertes die veel duurder zijn significant minder punten krijgen of terzijde kunnen worden gelegd.
– Denk goed na over de verhouding kwaliteit/prijs en stel scenario-analyses op. De verhouding 70/30 van de gemeente komt vaak voor, maar wat gebeurt er in ‘extreme’ situaties, zoals bij een zeer dure aanbieder, bij weinig offertes, bij een goedkope maar kwalitatief matige offerte, etc. Zorg dat je ook in die situaties kunt gunnen aan de leverancier met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Bouw daarbij waar nodig een noodrem in, om echt ongewenste situaties te vermijden.
Met dank aan Frank van Vonderen voor de review van deze blog.
Meer weten?
Wil je weten wat Highberg voor jouw aanbestedingstrajecten kan betekenen? Neem dan snel kijkje bij onze dienstverlening sourcing en leveranciersselectie. Of neem contact op met onze aanbestedingsspecialist Pim Schouten via pim.schouten@highberg.com.
Referenties:
Bij het schrijven van deze blog hebben we gebruik gemaakt van de volgende bronnen:
Gerelateerde insights
