Optimierung des HR-Datenmanagements für die CSRD-Compliance

Unser Kunde, eine international tätige Bank mit Niederlassungen in ganz Europa, wandte sich an uns, um kritische Lücken im HR-Datenmanagement zu schließen. Aufgrund unterschiedlicher lokaler HR-Systeme und Definitionen je Niederlassung war eine konsistente und genaue Datenerhebung und -berichterstattung schwer umzusetzen. Während andere Fachbereiche ihre Datenprozesse bereits vereinheitlicht hatten, blieb der HR-Bereich stark fragmentiert – was erhebliche Risiken für die Erfüllung der CSRD-Anforderungen zur „Eigenen Belegschaft“ (S1) mit sich brachte.

Unsere erste Analyse zeigte mehrere zentrale Herausforderungen:

• Fragmentierte Datensysteme: Unterschiedliche lokale HR-Plattformen behinderten eine effektive zentrale Datenintegration.

• Vielfältige regulatorische Anforderungen: Nationale Unterschiede im Arbeitsrecht und bei HR-Definitionen erschwerten die Standardisierung.

• Manuelle Prozesse: Hoher manueller Aufwand führte zu Fehleranfälligkeit und band Ressourcen, die für strategische Initiativen fehlten.

• Begrenzte strategische Kapazität: Technische Altlasten verhinderten Fortschritte bei People Analytics-Initiativen.

Angesichts dieser Situation betonten wir die Notwendigkeit, das HR-Reporting in die unternehmensweite Datenstrategie zu integrieren, um sowohl regulatorische Anforderungen zu erfüllen als auch die langfristige Effizienz sicherzustellen.

Bei Highberg gehen wir über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus. Wir nutzen die Anforderungen der CSRD als Impuls, um die Datenreife im HR-Bereich zu steigern und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Unser Vorgehen umfasst:

• Datenintegration und -standardisierung: Aufbau zentraler Frameworks zur Vereinheitlichung fragmentierter HR-Systeme über alle internationalen Niederlassungen hinweg.

• Datenqualität und Validierung: Einführung strenger Prüfprozesse und automatisierter Qualitätskontrollen zur Sicherstellung konsistenter und zuverlässiger Berichte.

• Stakeholder-Abstimmung: Förderung der Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Compliance, um eine gemeinsame Verantwortung und nachhaltige Veränderung zu ermöglichen.

• Zukunftssichere Lösungen: Entwicklung flexibler Lösungen, die mit den sich wandelnden CSRD-Vorgaben mitwachsen können.

Phase 1: Mittelfristige Ziele
In der ersten Phase standen kurzfristige Verbesserungen im Fokus:

• Harmonisierung von HR-Datenbegriffen über alle europäischen Niederlassungen hinweg.

• Standardisierung der Datenerhebungsmethoden in allen Tochtergesellschaften.

• Zusammenarbeit mit IT zur Automatisierung manueller Excel-basierter Prozesse – insbesondere bei Schlüsselkennzahlen wie Fehlzeiten.

• Einführung automatisierter Validierungsmechanismen zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung der Datenqualität.

Diese gezielten Maßnahmen führten zu einer erheblichen Entlastung des HR-Reportings, reduzierten manuellen Aufwand und erhöhten die Effizienz deutlich.

Phase 2: Langfristige Ziele
Aufbauend auf den Erfolgen von Phase 1 zielt Phase 2 auf eine umfassende Transformation zu einer vollständig automatisierten Data-Warehouse-Lösung ab. Die Zielarchitektur beinhaltet:

• Zentrale Automatisierung aller HR-Datenimporte aus einem einheitlichen, bankenweiten System.

• Regelmäßige automatisierte Aktualisierungen (täglich, wöchentlich, monatlich), die eine zeitnahe Verfügbarkeit zuverlässiger Daten gewährleisten.

• Integration diverser Datensätze – etwa zu Recruiting, Mitarbeiterbefragungen, externen Dienstleistern, Vergütung und Fehlzeiten – in zentrale Dashboards.

Diese leistungsfähige Infrastruktur wird als Single Source of Truth für unterschiedliche Reporting-Anforderungen dienen – von monatlichen Finanzberichten über CSR-Offenlegungen bis hin zu Equal-Pay-Analysen und Audits. Zudem ermöglichen dedizierte Analytics-Dashboards eine strategische Entscheidungsfindung in Bereichen wie Personalgewinnung, Fehlzeiten-Tracking und mehr.

Um dauerhaften Erfolg bei der CSRD-Compliance und darüber hinaus zu gewährleisten, legt Highberg besonderen Wert auf klare Governance-Strukturen mit eindeutig definierten Rollen und Verantwortlichkeiten:

Eindeutige Rollenverteilung:

• Globale HR-Teams: Übersetzen gesetzliche Vorgaben in präzise Anforderungen für die technische Umsetzung im Data Warehouse.

• IT-/Daten-Teams: Verantwortlich für den Betrieb der Infrastruktur, effiziente Datenflüsse und hohe Qualitätsstandards.

Wir haben mehrere Governance-Herausforderungen identifiziert, die Aufmerksamkeit erfordern:

• Fehlende Verantwortlichkeiten, was zu schlechter Datenqualität durch unklare Zuständigkeiten führt.

• Ressourcenengpässe in der IT, die den Abbau technischer Altlasten erschweren.

• Kompetenzlücken beim Personal, das für die Pflege komplexer HR-Daten zuständig ist.

Durch frühzeitige Adressierung dieser Governance-Themen stellt Highberg sicher, dass technische Verbesserungen und Compliance-Maßnahmen zu nachhaltigem Mehrwert führen.

Eine Partnerschaft mit Highberg bietet Ihnen:

• Tiefgreifendes Fachwissen im Umgang mit komplexen regulatorischen Rahmenbedingungen wie der CSRD.

• Maßgeschneiderte Lösungen, die sich nahtlos in Ihre bestehende Technologie integrieren.

• Bessere Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Compliance – für gemeinsame Ziele und klare Verantwortlichkeiten.

• Zukunftssichere Lösungen, die sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lassen.