Ik krijg vaak de vraag of strategische personeelsplanning (SPP) nog wel mogelijk is in tijden van krapte op de arbeidsmarkt en een trend van frequente baanwisselingen. Mijn antwoord hierop is volmondig: ja. In feite is het juist in dergelijke omstandigheden van groot belang.
Strategische personeelsplanning houdt in dat een organisatie proactief nadenkt over de huidige en toekomstige personeelsbehoefte en zich voorbereidt op mogelijke uitdagingen.
“Sectoren zoals onderwijs, zorg, horeca en de overheid zullen moeten leren omgaan met minder personeel”
Markten zijn onvoorspelbaar en de economie kan snel veranderen door geopolitieke gebeurtenissen, technologische ontwikkelingen en veranderende klant- en medewerkerverwachtingen. Ook de arbeidsmarkt blijft uitdagend. Vergrijzing, uitstroom richting pensioen, veranderende werkvoorkeuren en een blijvende vraag naar specifieke kennis en vaardigheden zorgen ervoor dat veel organisaties te maken hebben met personeelstekorten.
Hierdoor blijven er in veel sectoren vacatures openstaan en ontstaat druk op de bestaande personeelsbezetting. Restaurants passen hun openingstijden aan, treinen rijden minder frequent en wachttijden nemen toe. Bijna elke sector merkt de gevolgen. Deze problemen zijn niet altijd tijdelijk. In verschillende sectoren is sprake van een structureel tekort aan personeel. Sectoren zoals onderwijs, zorg, horeca en de overheid zullen daarom moeten leren omgaan met minder personeel.
Vacatures, zeker de hardnekkige, zijn vervelend voor een goede bedrijfsvoering. Boventalligheid en leegloop zijn dat evenzeer. Strategisch vooruitkijken is juist nu van belang: het inschatten van de gewenste formatie, rekening houden met ontwikkelingen op de externe arbeidsmarkt en het opstellen van een dynamisch beleidsplan met zo mogelijk diverse alternatieven. Zo staart een organisatie zich niet blind op die ene oplossing.
Voor HR is SPP heel relevant. Personeel is natuurlijk geen ‘stopverf’ dat je naar wens kunt inzetten om gaten te vullen of nadien weer kunt verwijderen. HR-beleid gaat om een verantwoorde manier van omgaan met medewerkers in de organisatie, met aandacht voor betrokkenheid, ervaren werkgeluk, duurzame inzetbaarheid en natuurlijk ook diversiteit en inclusie.
Loopbaanbeleid, talentontwikkeling, binden en boeien en een open vizier naar de externe arbeidsmarkt, inclusief een goede reputatie als werkgever, zijn vanzelfsprekende onderdelen van modern strategisch HR-beleid. Toch is het vaak moeilijk om SPP op te starten. Daar zijn verschillende redenen voor.
Strategische personeelsplanning is complex en vraagt om een duidelijke visie op de lange termijn van de organisatie. Maar wat bedoelen we met lange termijn? Toekomstige ontwikkelingen zijn vaak moeilijk te voorspellen. De omgeving, politiek en economie zijn onrustig. Tegelijkertijd is het belangrijk om te letten op vaardigheden, arbeidskosten en de beschikbaarheid van talent. Investeren in personeel blijft bovendien belangrijk voor innovatiekracht en wendbaarheid van de organisatie. Functies veranderen steeds sneller en vragen om andere kennis en vaardigheden.
Daarom moet SPP flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderingen, met een redelijk toekomstbeeld als uitgangspunt. Zonder dit worden organisatie- en HR-beleid al snel een reeks toevallige keuzes en ad-hocoplossingen. In deze combinatie van onrust en strategie kan strategische personeelsplanning helpen om de juiste keuzes te maken. Dit vraagt wel om aandacht voor het proces, steun van medewerkers en een praktische, flexibele benadering.
Strategische personeelsplanning is daarmee een belangrijk onderdeel van Strategisch Human Resources Management (SHRM). Het zorgt voor een goede verbinding tussen SHRM en het strategische beleid van een organisatie.
De aanpak vereist inzicht in de huidige hoeveelheid en kwaliteiten van het personeel en de verwachte veranderingen daarin. Daarnaast brengt het de toekomstige personeelsbehoefte in kaart. In de praktijk betekent dit dat lijnmanagers en HR-managers goed moeten samenwerken. Juist daar wordt de rol van HR als zakelijke partner duidelijk.
“Het is verstandig SPP een goede plaats te geven op de jaarkalender van zowel lijnmanagers als HR”
Strategische personeelsplanning en budgetteren zijn nauw met elkaar verbonden. Bij personeelsplanning gaat het om het ontwikkelen van een plan om ervoor te zorgen dat de organisatie op langere termijn over de juiste vaardigheden en capaciteiten beschikt om haar strategische doelen te bereiken.
Bij budgetteren wordt meestal gekeken naar een kortere termijn, vaak een jaar. Het gaat hierbij om het toewijzen van middelen voor de komende periode, zodat de organisatie haar strategische doelen kan behalen. Het budget wordt jaarlijks of vaker herzien en aangepast aan veranderende omstandigheden en nieuwe prioriteiten.
Het is belangrijk om bij strategische personeelsplanning rekening te houden met budgettaire beperkingen, en bij budgetteren rekening te houden met de langetermijnbehoeften van de organisatie op het gebied van personeel.
Op basis van de bevindingen uit de strategische personeelsplanning kan een budget worden opgesteld om de benodigde middelen te alloceren. Deze middelen worden vervolgens gebruikt om de nodige investeringen te doen in het aantrekken, ontwikkelen en behouden van personeel.
Bovendien kan budgetteren worden gebruikt om de effectiviteit van de personeelsplanning te meten. Door het budget en de resultaten van de personeelsplanning te vergelijken, kan een organisatie bepalen of de geplande investeringen in personeel het gewenste rendement hebben opgeleverd en kunnen er eventuele wijzigingen worden aangebracht om de doelstellingen beter te bereiken.
SPP is dan ook geen eenmalige aangelegenheid. Net als een meerjarige financiële begroting zal er met regelmaat sprake zijn van bijstellen en aanscherpen. Vanuit dat perspectief is het verstandig om strategische personeelsplanning een goede plaats te geven op de jaarkalender van zowel lijnmanagers als HR.
Senior Consultant