Goed voorbereid op de toekomst
Om de uitdagingen op het gebied van personeel in de komende maanden en jaren proactief aan te pakken, wil de verzekeraar beter vooruit plannen. Daarom starten zij met strategische personeelsplanning. Dit proces wordt uitgevoerd door HR-businesspartners in samenwerking met het senior lijnmanagement.
Wat is Strategische Personeelsplanning (SWP)?
Strategische personeelsplanning (SWP) is het proces waarbij een organisatie haar huidige en toekomstige personeelsbehoefte analyseert en plant, rekening houdend met de strategische doelstellingen van de organisatie. De planningshorizon bedraagt achttien maanden of langer, wat een belangrijk verschil is met de kortere termijn van operationele en tactische personeelsplanning binnen HR. SWP richt zich expliciet op het identificeren van trends en scenario’s die invloed kunnen hebben op de toekomstige personeelsbehoefte, zoals wet- en regelgeving, vergrijzing, digitalisering en de introductie van nieuwe producten.
Hiervoor wordt gebruikgemaakt van nauwkeurige HR-data om de toekomstige personeelsbehoefte zo goed mogelijk te voorspellen en eventuele tekorten inzichtelijk te maken. Dit gebeurt door eerst gegevens over de huidige en toekomstige workforce te verzamelen en te analyseren. Vervolgens worden de effecten van veranderingen in de bedrijfsomgeving beoordeeld, zodat passende strategieën kunnen worden ontwikkeld om personeelsuitdagingen aan te pakken.
Van plan naar actie: hoe Highberg heeft geholpen
Met de juiste inzichten kun je de juiste beslissingen nemen. Om die inzichten te verkrijgen heeft Highberg dashboards en visualisaties ontwikkeld met belangrijke HR-data.
Inzicht in de huidige workforce
Het eerste dashboard, ‘Actuals’, toont de huidige personeelsbezetting. Dit geeft de organisatie inzicht in de samenstelling van het huidige personeelsbestand. Zo bevat het bijvoorbeeld gegevens over het aantal fte’s, het aantal medewerkers, leeftijd, dienstjaren en de verdeling naar functie. Door deze gegevens te combineren ontstaat bijvoorbeeld inzicht in het personeelsbestand van een specifieke afdeling.
Het dashboard laat onder andere zien: de huidige workforce, de ontwikkeling van de workforce in de tijd en het aantal fte’s en uitstroom in kritische functies op basis van dienstjaren.
Scenario-simulator voor voorspellingen
Strategische personeelsplanning richt zich op de toekomst. Met behulp van de simulator kunnen toekomstige effecten worden doorgerekend op basis van historische gegevens. Zo worden bijvoorbeeld de instroom en uitstroom van de afgelopen jaren gebruikt om de verwachte instroom en uitstroom te berekenen.
Daarnaast worden voorspellingen gedaan op basis van historische en actuele gegevens over het aantal vacatures dat naar verwachting zal ontstaan. Door deze voorspellingen te combineren met de huidige workforce ontstaat inzicht in de ‘gap’ die ontstaat. Hierdoor kan zowel nu als in de toekomst beleid worden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat er voldoende en de juiste mensen beschikbaar zijn om alle functies te vervullen.
Heatmap om uitdagingen zichtbaar te maken
Sommige functies binnen een organisatie zijn moeilijker te vervullen dan andere. Bovendien zijn bepaalde functies kritisch, omdat ze essentieel zijn voor het behalen van de organisatiedoelstellingen. Daarom wordt in een heatmap per functiefamilie weergegeven welke functies kritisch zijn en een hoge vrijwillige en onvrijwillige uitstroom kennen. Zo kan de organisatie ook op dit gebied strategische personeelsplanning toepassen.
De heatmap toont vrijwillige en onvrijwillige uitstroom. Blauw geeft een afwijking naar beneden weer ten opzichte van het gemiddelde (standaarddeviatie 1), bijvoorbeeld een lagere uitstroom in fte dan gemiddeld. Oranje geeft een afwijking naar boven weer, bijvoorbeeld een hogere uitstroom dan gemiddeld.
Het juiste beleid zorgt voor de juiste workforce
In de huidige arbeidsmarkt hebben veel organisaties moeite om voldoende en de juiste medewerkers te vinden. Als organisatie kun je je slechts op een beperkt aantal prioriteiten richten. De inzichten uit de dashboards helpen om samen met het SWP-proces de juiste focus te bepalen.
Op deze manier kan de organisatie bepalen welke en hoeveel medewerkers nodig zijn over één jaar, twee jaar en op langere termijn. Deze inzichten worden gecombineerd met andere informatie, zoals geplande projecten en organisatiedoelstellingen. Hierdoor wordt duidelijk waar uitbreiding nodig is en waar juist kan worden afgeschaald. Hierop kan worden geanticipeerd door bijvoorbeeld medewerkers intern te herplaatsen, om te scholen of nieuwe collega’s aan te nemen.
Met strategische personeelsplanning beschikt een organisatie over de middelen om de juiste beleidskeuzes te maken en zich voor te bereiden op de toekomst.
Meer weten?
Neem contact op met onze expert Gido.
