Bij Microsoft is HR-analytics reeds lange tijd onderdeel van de dagelijkse praktijk. Rapporteren en analyseren zit tenslotte in het DNA van Microsoft. En aangezien medewerkers een groot deel van het succes vormen, vindt men het belangrijk om zo’n groot bezit analytisch te beheren. Bij Microsoft zijn dan ook dagelijks ca. 60 medewerkers bezig met rapportages en analyses om hun HR-collega’s te ondersteunen bij het maken van HR-beleid en het nemen van beslissingen ten behoeve van de ca. 110.000 medewerkers van de organisatie.
Gegevens over medewerkers worden binnen Microsoft zorgvuldig opgeslagen in een datawarehouse zodat het beschikbaar is voor iedereen die het nodig heeft. Eén van de geheimen van het succes van HR-analytics binnen Microsoft zit in de verschillende manieren waarop de informatie beschikbaar wordt gesteld aan managers en analisten. Er zijn drie ‘niveaus’:
Samen met andere analisten teams partneren de analisten van Jan Pieter met de HR-managers om hun vragen helpen te beantwoorden. Belangrijk hierbij is om een vertrouwensrelatie op te bouwen met de lokale HR-managers, zoals deze HR-business partners dit op hun beurt ook doen met de lijnmanagers. Naast de regionaal ingerichte teams, is er ook een analyseteam dat helpt bij regio-overstijgende projecten, zoals strategische personeelsplanning en het diversiteitsprogramma.
Achter deze meer klantgerichte teams zitten diverse specialistische teams die organisatie breed werken en die door de analisten kunnen worden ingeschakeld voor support, zoals een team met reporting specialisten, een advanced analytics team voor de voorspellende analyses en een team met toolspecialisten.
Het team van Jan Pieter verzorgt periodiek de analyses voor de HR-directie, dat wil zeggen het verklaren van ontwikkelingen in het medewerkersbestand. Daarnaast duiken ze ook regelmatig dieper in de data om ad-hoc vragen te beantwoorden door diverse databronnen aan elkaar te verbinden zoals onderzoeksdata met interne data. ‘Voornaam hierbij is’, zegt Jan Pieter, ‘om samen met de HR-manager de diepgaandere inzichten te verkrijgen, het verhaal te maken zogezegd, zodat de resultaten ook daadwerkelijk gebruikt worden door die HR-manager in de business.’
De analisten zijn er ook voor om nieuwe medewerkers in te werken in het gebruik van data en de diverse rapportage tools. Dit is nodig om enige mate van selfservice te creëren zodat er capaciteit ontstaat bij de analisten voor de diepgaandere analyses. Jan Pieter: ‘Belangrijk daarbij is dat het gemakkelijk te gebruiken is, en dan niet wat wij gemakkelijk vinden, maar wat de gebruiker gemakkelijk vindt.’
Een niet te vergeten rol is, tenslotte, het coachen van de HR-managers zodat zij de data en inzichten ook kunnen gebruiken in hun discussies met de lijn en besluiten meer datagedreven kunnen worden gemaakt.
Een voorname succesfactor voor het laten slagen van HR-analytics is het daadwerkelijk creëren van een datagedreven cultuur, waarbij het gebruik van data en analyses bij het nemen van besluiten een gewoonte wordt. ‘Een learning voor ons’, aldus Jan Pieter, ‘is dat we niet alleen HR goed moeten begrijpen en wat daar speelt, maar ook wat de problemen van de business zijn. Door de uitdagingen van de business goed te kennen kunnen we beter snappen hoe we business besluiten echt kunnen ondersteunen met HR-data en HR-analyses. Daarin speelt de HR-manager een cruciale rol. Maar het is ook goed om analisten in huis te halen die niet zozeer een HR-achtergrond hebben, als wel een business achtergrond.’
Het uiteindelijke doel van het HR-analytics team van Microsoft is dat alle besluiten binnen HR en binnen de lijn, die betrekking hebben op medewerkers, datagedreven worden genomen. Dat willen ze ook (kunnen) meten, maar dat is nog lastig. Daarvoor zullen wellicht interne klantenonderzoeken worden ingezet alsook het monitoren van het gebruik van de rapportage en analysetools.
Neem gerust contact op!
Consultant