Nu aan de slag met loontransparantie

Onderdeel van het wetsvoorstel dat invulling geeft aan de EU-richtlijn loontransparantie (EUPTD) is de loonkloof tussen mannen en vrouwen aan het licht brengen en bestrijden. Maar dat is niet het enige. Ook interne transparantie is geboden, voor zowel medewerkers als sollicitanten. Zo moeten medewerkers die daarom vragen inzicht krijgen in het salaris van collega’s met dezelfde functie. Dat vergt om te beginnen een functiehuis met een duidelijke indeling naar functiegroepen. Binnen die groepen moeten verschillen vervolgens objectief te verklaren zijn, bijvoorbeeld door ervaring, functiezwaarte en het aantal dienstjaren. Is daarvoor gecorrigeerd en is het verschil dan nog steeds 5 procent of meer?

‘In dat geval moet de organisatie aan de bak’, aldus consultant Sjoerd van Schaick van Highberg. ‘Als zo’n verschil niet is uit te leggen, zul je een plan moeten maken om dat te corrigeren en de OR daarin meenemen. Anders riskeer je een boete, zeker als hieruit ongelijkheid tussen geslachten blijkt.’

Gaat zoveel transparantie over salarissen niet in tegen het recht op privacy? ‘Dat zou elkaar kunnen bijten’, erkent Van Schaick. ‘Maar het ziet ernaar uit dat het recht op inzicht meer gewicht krijgt.’

Een van de vragen die uit de internetconsultatie naar voren kwam: welke arbeidsvoorwaarden neem je bij loonvergelijkingen precies mee? Dat is volgens Van Schaick nog niet helemaal helder. Uit de wettekst (en het memorie van toelichting) blijkt dat het niet alleen om het basissalaris gaat, maar om het bredere beloningspakket. Tegelijkertijd staat er dat ‘bepaalde componenten die voor alle werknemers op dezelfde wijze en gelijk beschikbaar zijn’ niet meegenomen hoeven te worden in de loonkloofrapportage. Voor informatieverzoeken lijkt deze uitzondering echter (nog) niet te gelden. Welke componenten uiteindelijk wel of niet worden meegenomen, moet dus in de verdere uitwerking van de wet concreet worden.

Vaste en variabele beloning of bijvoorbeeld een ploegentoeslag zijn min of meer eenvoudig te kwantificeren. Complexer wordt het bij arbeidsvoorwaarden zoals een pensioenregeling of een leaseauto. Neem de leaseauto: naast het maandbudget spelen ook factoren mee als het aantal gereden kilometers, privégebruik en de fiscale bijtelling. ‘Veel werkgevers zullen opgelucht zijn als bepaalde arbeidsvoorwaarden buiten het loonbegrip vallen’, merkt Van Schaick op.

Ook nieuw is dat sollicitanten voorafgaand aan hun eerste gesprek inzicht moeten krijgen in wat zij minimaal en maximaal kunnen gaan verdienen. En informeren naar hun eerdere salaris mag

niet meer. Maar één zorg kan Van Schaick alvast wegnemen: zo’n salarisrange hoeft niet in de vacature te staan, zolang die maar wel vooraf gedeeld wordt.

Een andere zorg die tijdens de consultatie naar voren kwam, betreft de rapportageplicht voor bedrijven. Het gedetailleerd in kaart brengen van loonverschillen brengt een behoorlijke administratieve last met zich mee. En kunnen organisaties dit wel op tijd regelen?

Het recente uitstel biedt in ieder geval wat ademruimte. Niet zozeer omdat werkgevers extra tijd gegund is, maar vooral omdat de overheid de implementatie van de richtlijn zelf niet rond kreeg.

Voor werkgevers met 250 medewerkers of meer geldt straks een jaarlijkse rapportageplicht. Oorspronkelijk zouden deze bedrijven vanaf 2027 rapporteren over 2026, maar door het uitstel schuift dit op: de eerste rapportage komt nu waarschijnlijk in 2028 over het kalenderjaar 2027.

Voor organisaties met 100 tot 149 medewerkers verandert er door het uitstel niets. Ook blijven bedrijven met minder dan 100 medewerkers vrijgesteld van rapportage. Dat betekent echter niet dat zij buiten schot blijven, benadrukt Van Schaick. Ook kleinere werkgevers mogen (nog steeds) niet discrimineren en moeten werknemers die daar expliciet om vragen inzicht geven in wat collega’s in gelijke of gelijkwaardige functies verdienen.

Hoe zit het eigenlijk met functies die lastig zijn in te vullen? Mag je schaarse medewerkers een hogere beloning toezeggen als zij dreigen te vertrekken, ook al leidt dat tot een loonverschil met directe collega’s?

Van Schaick verwacht dat werkgevers hier terughoudender mee zullen omgaan. ‘Als collega’s ontdekken dat iemand al dan niet vanwege schaarste fors meer verdient, moet dat verschil goed onderbouwd kunnen worden. Schaarste kan in sommige gevallen een gerechtvaardigde reden zijn voor een loonverschil. Maar dan moeten de criteria glashelder zijn en schriftelijk zijn vastgelegd: voor wie het geldt, waarom, en vooral hoe lang zo’n toeslag redelijk blijft.’

Hoe reageren bedrijven op de uitstel? Er zijn twee groepen, merkt Van Schaick in de praktijk. ‘Er is een groep organisaties die precies wil doen wat nodig is om aan deze regels te voldoen – niet meer en niet minder. Het vinkje zetten, en dan weer door met de dagelijkse business. De andere groep vindt gelijke beloning voor gelijk werk écht belangrijk en ziet de nieuwe wetgeving als een toets of de organisatie goed bezig is.’

Die laatste categorie kijkt vaak verder dan alleen loonvergelijkingen binnen functiegroepen. Met behulp van Highbergs data-analyses en tools brengen zij ook bredere patronen in kaart. ‘Onze klanten hebben doorgaans al een functiehuis met objectief onderbouwde verschillen in functies

en een sekseneutraal beloningsbeleid. Voor hen is dit uitstel geen reden om te wachten, maar juist een kans om de voorbereiding verder te verdiepen.’

Van Schaick en zijn collega’s voeren nu al analyses uit voor verschillende klanten, zodat zij voorbereid zijn op de nieuwe transparantiewet. Daarbij komen veel vragen naar voren over de functiewaardering en het identificeren van groepen.

De kern is dat je moet kunnen laten zien of er loonverschillen tussen mannen en vrouwen bestaan, en of die verschillen objectief verklaarbaar zijn. Om dat te doen, moet je eerst groepen identificeren. Indelen op het niveau van de bestaande functiewaarderingmethode ligt daarbij voor de hand. In de praktijk kunnen ook andere relevante groepen worden onderscheiden, bijvoorbeeld op basis van werkuren, contractvorm, ervaring of afdeling.

Van Schaick: ‘In hoeverre moet je groepen apart nemen? Daar kijken we nu naar. Op dit moment kun je nog geen standaard toepassen, het is maatwerk.’

De invulling van de nieuwe regels is nog niet helemaal zeker, want het wetsvoorstel moet nog langs de 1e en 2e Kamer. Dus er komt ook wat interpretatie bij kijken. Toch is het voor organisaties verstandig om ermee aan de slag te gaan, vindt Van Schaick. ‘Als er red flags zijn in de beloning, dus medewerkers erg hoog zitten of juist onderaan, kun je die nu al signaleren en eventueel actie op ondernemen. Voordat de wet per 1 januari 2027 ingaat, zijn er nog maar één of twee loonrondes te gaan waarin je te grote verschillen eventueel kan corrigeren. Zo ben je als organisatie voorbereid op wat gaat komen.

Meer weten? Neem contact op met Sjoerd van Schaick.