Douwe Horst

Zo ga je om met visualisatiedrang: 6 tips voor de vormgeving van visualisaties

Omdat visualisaties binnen organisaties op veel manieren kunnen worden gemaakt is het zoeken naar de juiste vorm. De keuzes in vormgeving hebben invloed op het resultaat. De inhoud kan ogenschijnlijk identiek zijn, terwijl een krachtige vormgeving zorgt dat de boodschap beter begrepen wordt of beter overkomt. De volgende 6 tips helpen in de keuze voor de vormgeving. Tip 1: Kies een duidelijke doelgroep voor de visualisatie. Een bestuurder wil geen complexe Excel sheets, terwijl anderen juist de details willen bestuderen. Laat daarom de boodschap aansluiten bij de doelgroep. Is de doelgroep organisatiebreed zorg dan dat het voor iedereen toegankelijk is en hou het zo simpel mogelijk. Tip 2: Kies de setting waarbinnen de visualisatie moet landen. Is het een rapportage uit tooling, de rapportage en presentatie van een onderzoek, een communicatiebericht, een tekening op whiteboard/flipover, een aanvulling op een offerte etc., de setting geeft richting aan de vormgeving. Een communicatiebericht moet alleen om de boodschap gaan, terwijl een visualisatie in een offerte visueel aantrekkelijk moet zijn en ook inhoud moet ondersteunen. Tip 3: De kunst van het weglaten. Stel de vraag of het echt nodig is om bepaalde informatie te presenteren. Hoe meer informatie wordt weggelaten hoe meer focus er komt voor hetgeen is overgebleven. Hierdoor is een discussie veel specifieker te voeren en wordt men gerichter aan het denken gezet. Tip 4: Gebruik binnen visualisaties figuren in plaats van tekst. Is binnen een visualisatie een woord of zinsdeel te vervangen met een figuur dan is dit makkelijker te begrijpen en beklijft het beter. Dit werkt tegenovergesteld als het gekozen figuur niet voldoende duidelijk is, dan ontstaat er discussie en onduidelijkheid. Tip 5: Zorg voor overzicht binnen het blikveld. Een infographic past bijvoorbeeld in één pagina, maar als er veel op staat gaat de boodschap verloren. Als er daarentegen meer visualisaties zijn voor hetzelfde onderwerp, vraag je dan af of het niet gecombineerd kan worden in bijvoorbeeld klikbare selecties. Tip 6: Gebruik veel kleur. Donkere kleuren zijn sneller saai. Felle kleuren spreken aan, maar zijn niet altijd goed zichtbaar of het is kinderlijk. Zorg daarom bij het toevoegen van kleur altijd voor de juiste vorm en toegankelijkheid. Extra tip: neem contact met mij op om nog meer overwegingen door te nemen voor het maken van krachtige visualisaties.

Data op orde? Verbeter ook je processen

Data is steeds vaker op orde gebracht als gevolg van aandacht voor datamanagement. Er wordt vergeten dat hierdoor verbeteringen te behalen vallen in de primaire en ondersteunende processen met als gevolg minder fouten en hogere effectiviteit. Deze procesverbeteringen zorgen er juist weer voor dat de datakwaliteit toeneemt waardoor sprake is van een zichzelf versterkend effect. Vergeet na het op orde brengen van de data dus niet de processen te verbeteren. Ik kom bij steeds meer organisaties die serieus bezig zijn met datamanagement. Dit om te voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) maar ook omdat ze op basis van de data hun ambities zoals informatiegestuurd werken kunnen realiseren. Bij het voldoen aan de AVG gaat de aandacht uit naar welke gegevens er bewaard mogen en moeten blijven en wie er toegang heeft tot deze gegevens. Bij informatiegestuurd werken is het vooral de zoektocht naar data waar sturing op plaats kan vinden. Het gevolg hiervan is dat data steeds vaker op orde is gebracht. Dit wil zeggen: er is geïnventariseerd welke data er aanwezig is binnen de organisatie, omdat hier vaak geen overzicht van is, en vervolgens is het op een geschikte locatie ondergebracht met bijpassende autorisaties. Maar al te vaak zie ik dat vervolgens wordt vergeten om deze op orde gebrachte data ook beter in te zetten in de primaire en ondersteunde processen. Men laat zo een kans voor open doel liggen. Een voorbeeld hiervan in het primaire proces is het op orde brengen van cliëntendossiers in een zorginstelling. De toegevoegde waarde hiervan wordt veel groter als vervolgens wordt gekeken hoe deze data effectief en efficiënt kan worden ingezet door medewerkers. Welke informatie hebben zij nodig om in specifieke gevallen de cliënt zo goed mogelijk te helpen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat juist deze informatie makkelijk en snel uit het dossier te halen valt? Een ander voorbeeld is het inzetten van de stuurinformatie. Op basis van deze data kan in ondersteunende processen worden gekeken naar de kwaliteit van het capaciteitsmanagement van medewerkers, of waar in administratieve processen de grootste vertraging op treed. Dit blijkt vaak laaghangend fruit te zijn omdat het weinig tijd kost om verbeteringen te benoemen. En als op deze manier procesverbeteringen tot stand komen, leidt dit met terugwerkende kracht bovendien tot het verder versterken van de datakwaliteit. Wanneer er minder fouten in processen worden gemaakt en ze effectiever zijn, neemt immers ook de kwaliteit van de data toe. Zo ontstaat een zichzelf versterkend effect. Wil je weten waar voor jouw organisatie de procesverbetering op basis van data is te behalen, neem dan contact met mij op.

Storytelling met datavisualisatie

Overheden willen datagedreven werken, en gebruik maken van data om beleid en uitvoering efficiënter in te richten. Dit begint bij het toegankelijk maken van de data, inzicht te bieden in de data en daardoor het verhaal te vertellen. Datavisualisatie en dashboards bieden hiervoor een laagdrempelige methode, en helpen direct om op een datagedreven manier te werken en te sturen.

The Internet of Things en wat je kunt verwachten

Technologische ontwikkelingen brengen meer dan ooit een verscheidenheid aan mogelijkheden met zich mee. Doordat meer kan moeten organisaties er ook meer over weten om te bepalen wat wel of niet te gaan doen. Ontwikkelingen kunnen in de meeste gevallen vóór je werken, maar gedegen voorbereiding alvorens projecten te starten is aan te raden om teleurstellingen te voorkomen. Waar moet je nou op letten als je een project start met een Internet of Things (IoT) component? Een organisatie wordt voor het blok gezet als besluiten onder ogenschijnlijke tijdsdruk genomen moeten worden, om ‘iets te doen’ met de beschikbare technologieën. Denk hierbij aan blockchain, machine learning, 3d printing, drones etc. IoT is niet nieuw, maar de toepassingen vanuit organisaties staan vaak nog in de kinderschoenen. In het geval van IoT is het de vraag: “Jij wilt toch ook een ‘slimme’ organisatie”? Je hoort dat er geweldige dingen mogelijk zijn. De toepassing gaat verder dan alleen sensoren, de prijs is aantrekkelijker dan voorheen en het kan allemaal draadloos. Dus waarom niet gewoon uitproberen in een project? Helaas is de praktijk weerbarstiger, zo bleek onder meer uit een onlangs gepubliceerd onderzoek van Cisco naar IoT-projecten . 1845 ICT-beslissers werden bevraagd naar hun ervaringen met IoT. Zij gaven aan dat bijna 75 procent van de projecten niet leidt tot de gewenste resultaten. Dit begint al bij de Proof of Concept, waarbij verwachtingen niet in lijn zijn met het resultaat. Topmanagement weet over het algemeen niet wat de techniek behelst en wat de mogelijkheden zijn, strategie is niet verbonden met de operatie, business en ICT werken niet samen en expertise is onvoldoende aanwezig. Het opstarten van IoT-projecten moet in lijn zijn met de visie en strategie van de organisatie. Maar wat zijn de afwegingen en de handvatten om daarover een goed besluit te nemen? De voorbereiding is daarbij wat mij betreft essentieel. Het beantwoorden van belangrijke vragen in de voorbereiding geeft grip op het resultaat. Voorbeelden van dit soort vragen, waargenomen uit de praktijk, zijn: – Wat is IoT nu precies? – Voor welke bedrijfsdoelstelling wordt IoT eigenlijk ingezet? – Wat is de toegevoegde waarde van het project voor de organisatie? – Hoe hangt IoT samen met andere ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie? – Is er voldoende kennis van en verbinding tussen strategische-, tactische- en operationele lagen binnen de organisatie ten aanzien van IoT? – Wat zou de rol van het management moeten zijn? – Hoe zou de samenwerking tussen business en ICT eruit moeten zien? – Voor welke doeleinden kunnen kwaadwillenden een IoT-toepassing misschien wel misbruiken? – Hoe is de privacy geregeld? Lees hierover meer in de blog van Highberg consultant Bas de Groot over hoe om te gaan met de naderende Europese (e-)privacyverordening. – Hoe stabiel zijn te kiezen netwerken? – Hoe is de integratie met IoT cloud platformen? Betrek bij deze vragen de juiste stakeholders, van strategie tot operationeel. En laat het vooral ‘levende’ vragen zijn, zodat deze gedurende het hele project worden gesteld. Hierdoor ontstaat meer houvast op de vraag of het in lijn is met de verwachtingen. Start bijvoorbeeld met workshops waarbij kansen en risico’s worden afgewogen. Prioriteer vervolgens de belangrijkste overwegingen. Dit geeft aan waar de toegevoegde waarde zit en wordt duidelijk welke meerwaarde het project kan leveren aan de organisatie. Door op de bovenstaande aandachtspunten te letten wordt de slagingskans van een IoT-project groter, maar daar stopt het uiteraard niet. Krijg je bij jouw organisatie ook te maken met een dergelijke IoT-uitdaging en wil je ervaringen delen over de invulling, neem dan contact met mij op.